Planeta Srbija

read more

Procena ukupnih troškova instaliranja, korišćenja i održavanja softvera (eng. skr. TCO - Total Cost of Ownership) je jako bitna za analizu poslovnog softvera. Napomena: Kvalitetna TCO analiza zna da potraje, zasniva se na pretpostavkama i ne može biti 100% precizna. Ipak, neke od sledećih stvari bi svakako trebalo da imate na umu prilikom procene TCO trenutnog softvera .

1. Problem. Troškovi softvera. Teško je prepoznati i proceniti prave troškove softvera. Troškovi softvera uključuju cenu pojedinačnih modula (ako se softver tako prodaje), cenu licenci (po korisniku ili računaru) kao i cenu dodatnog softvera (ako je takav softver potreban).

Rešenje. Proizvođači softvera nude različite cenovne modele za softver. Cena može biti bazirana na količini kupljenih modula, broju licenci, korisnika, istovremenih korisnika, transakcija, visini prihoda, platformi ili nekom drugom atributu. Treba detaljno ispitati sve moguće kombinacije cena za određeno softversko rešenje i izabrati odgovarajući model.

U analizu bi, takođe, uračunati i cenu dodatnog softvera ako je takav softver neophodan za pravilno funkcionisanje celog sistema (npr. licence za baze podataka, cena operativnog sistema, cene dodatnih pomoćnih programa i sl.).

2. Problem. Trošak implementacije je teško proceniti i ponekad nekoliko puta premašuje cenu samog softvera! Treba platiti eksterne troškove implementacije (angažovanje konsultanata, programera,…) i to je jasno, ali treba pokriti i interne troškove kao što su vreme utrošeno na obuku, vreme angažovanja zaposlenih na unosu podataka i sl. Firme moraju prepoznati sve komponenete implementacije i odlučiti koja sredstva su obavezna za svaku od faza implementacije.

Rešenje. Proračun troškova implementacije bi svakako trebalo da uključi i sledeće stavke:

Instalacija softvera. Fizička instalacija softvera na računare. Faktori koje treba uzeti u obzir su ko će uraditi instalaciju, na kojim lokacijama će softver biti instaliran, ukupan broj korisnika softvera kao i broj modula. Podešavanje i prilagođavanje. Ova komponenta uključuje podešavanje i prilagođavanje poslovnog softvera specifičnim potrebama organizacije. Primeri specifičnih zadataka uključuju i podešavanje kontnog plana, podešavanja elemenata kupaca, dobavljača i ostalih poslovnih partnera, podešavanja izgleda dokumenata i ostala podešavanja specifična ili za oblast poslovanja ili za firmu. Obuka. Obuka je neophodna za sve korisnike u firmi: tehničko, operativno, upravno. Faktori koje ovde treba uzeti u obzir su: ko će biti na obuci, ko će obučavati, gde će obuka biti organizovana, čemu će se obučavati kao i kada i dokle će se obuka odvijati. Konverzija podataka. Koji podaci iz postojećeg sistema će biti prebačeni u novi sistem i analiza koji podaci uopšte mogu biti prebačeni u novi sistem. Dokumentacija. Izrada interne dokumentacije koja opisuje procedure upotrebe sistema, procedure toka dokumentacije i ostale kritične procese. Dokumentacijom bi trebalo pokriti sve poslovne procese vezane za sam poslovni softver kao i procese vezane za pravilno funkcionisanje celog sistema.

3.Problem. Troškovi hardvera. Procena minimalnih i preporučenih hardverskih zahteva za pravilno funkcionisanje sistema.

Rešenje. Da li je trenutni hardver zastareo ili prevaziđen? Da li je pouzdan?Koliko bi koštala nadogradnja ili zamena ako postojeći hardver ne zadovoljava minimalne zahteve za ispravno funkcionisanje sistema? Da li je komunikaciona ili mrežna infrastruktura kompletna kroz sva odeljenja u firmi i koliki nivo povezanosti je potreban? Da li je možda mrežna infrastruktura zastarela? I da li je pouzdana? Ova i slična pitanja je neophodno postaviti prilikom procene troškova hardvera.

4.Problem. Troškovi održavanja i podrške. Firme se susreću sa značajnim povećanjem troškova održavanja i podrške tokom korišćenja softvera. Često je održavanje skuplje nego sam softver.

Rešenje. Različiti proizvođači softvera, različito naplaćuju održavanje i podršku. Proizvođači softvera održavanje najčešće naplaćuju na jedan od ovih načina: periodično (mesečno, godišnje,…) u fiksnom iznosu nezavisno od angažovanja, zatim po angažovanju izraženom u satima ili danima bez fiksnog iznosa, ili kombinacijom oba pomenuta metoda, gde je jedan deo fiksni, a drugi varira u zavisnosti od utrošenog vremena i komplikovanosti posla. Jako je bitno precizno i detaljno dogovoriti uslove saradnje da bi se kasnije izbegli tzv. “skriveni troškovi“.

5. Problem. Operativni troškovi predstavljaju troškove poslova održavanja celog sistema u punoj funkcionalnosti na dnevnom nivou. Iako “sve radi” može se desiti da u kritičnom trenutku nemate prave podatke za donošenje bitne poslovne odluke jer je “sistem pao“. Skoro sam siguran da smo svi bar jednom bili u ovakvoj ili sličnoj situaciji.

Rešenje. Procena operativnih troškova bi trebalo da sadrži neke ili sve od navedenih stavki:

Potrošni materijal. Potrošni materijal neophodan za svakodnevni rad (npr. papir, toner, delovi za računare, prazni diskovi za bekap,…). Bekap. Plate i nadnice koje se plaćaju pojedincima odgovornim za pravljenje dnevnog, nedeljnog, mesečnog bekapa. O značaju bekapa je suvišno govoriti. Održavanje. Praćenje rada celog sistema, preventivno održavanje, , fino podešavanje sistema kao i servisiranje u slučaju kvarova. Odnosi se i na hardver i na softver. Nove verzije. Instaliranje, dokumentovanje, testiranje i obuka povodom nadogradnje sistema i instalacije novih verzija softvera. Ove operacije zahtevaju određeno vreme i utiču na rad cele firme. Ovim člankom završavam serijal “Proceni poslovni softver”. Integralna verzija ovog serijala, kao i prethodnog “Najčešće grešeke pri izboru poslovnog softvera” naći će se i na sajtu www.poslovnisoftver.net koji ako sve bude kako treba startuje sa radom sredinom decembra.

Mala digresija i predah od poslovnog softvera (mada je u vezi sa opštom temom bloga). Prenosim informaciju sa sajta smera elektronsko poslovanje.

Danas je dnevni list “Blic” (štampano izdanje od 11. maja) u dodatku za Beograd - B3 objavio vest pod naslovom:

ANALIZA KVALITETA VIŠIH ŠKOLA U BEOGRADU - Viša elektrotehnička škola ocenjena je najvišom ocenom za kvalitet od strane Agencije za akreditaciju u kategoriji državnih škola.

U kategoriji privatnih viših škola, najbolje je ocenjena Viša škola za sportske trenere.

Ovo je u izjavi za “BLIC” rekao prof. dr M. Arsenijević, predsednik Akreditacione komisije.

Da podsetimo: trećeg maja Akreditaciona komisija objavila je rezultate akreditacije viših škola u Srbiji. Od ukupno 79 viših škola, akreditaciju su dobile 32 više škole, od toga 30 državnih i 2 privatne.

Ovo je svakako veoma bitna vest kako za sadašnje tako i za buduće studente i svojevrsno je priznanje dosadašnjem radu ove ustanove.

Posle serije članaka o najčešćim greškama pri izboru poslovnog softvera, (a dok ne ispitam tehničku podršku, napišem nove tekstove o finansijskim izveštajima i opcijama koje bi kvalitetan poslovni softver trebalo da poseduje) zaokružio bih priču navođenjem ključnih momenata pri izboru.

Razmišljajte o sledećim stvarima:

Usredsredite se na ključne kriterijume. Razmislite šta očekujete od poslovnog softvera.Napravite rang listu bitnih kriterijuma. Ocenjujte i rangirajte poslovni softver u skladu sa listom. Prikupite utiske od budućih korisnika poslovnog softvera. Dajte priliku ljudima koji će zaista koristiti softver da ga isprobaju. Ako oni procene da im softver odgovara, uvažite njihovo mišljenje jer će to kasnije umnogome olakšati proces implementacije. Izbegavajte “Groznicu”. Nemojte birati najpopularniji softver, nemojte uzimati preporuke zdravo za gotovo, čitajte ali ne donostie odluku na osnovu članka koji ste pročitali u nekom časopisu. Poslovni softver za Vas je isključivo onaj koji odgovara Vašim potrebama. Ne donosite odluku samo na osnovu funkcionalnosti. Svakako, funkcionalnost je bitna, ali ne zaboravite ni cenu, reference, budućnost poslovnog softver, planove proizvođača, primenjenu tehnologiju, tehničku podršku… Budite sigurni da Vam tehnologija odgovara. Ispitajte kakva budućnost očekuje softver koji ćete kupiti i proverite da li se vizija Vašeg dobavljača softvera poklapa sa planovima i vizijom Vaše firme. Da li ste kompatibilni? Tražite Demo verziju. Tražite preznetaciju softvera ako ne postoji demo verzija. Uporedite ključne funkcionalne parametre! Istražite kakvo je iskustvo postojećih korisnika koji već koriste softver koji Vi želite da kupite. Pronađite pravog partnera za implementaciju. Upoznajte proizvođače softvera. Postojeći korisnici, internet, članci u časopisima sve su to mesta na kojima se možete bolje upoznati sa Vašim budućim “programerima”.* Donesite odluku. Na žalost, samo vreme će pokazati da li je odluka bila prava ili ne, ali tako je uvek kada se odluke donose, zar ne?

Još jednom bih napomenuo da pogrešna odluka donešena na osnovu jednog ili dva kriterijuma (najčešće je cena jedan od ključnih faktora) može rezultovati lošim izborom i eliminisanjem softvera koji je, u stvari, najprikladniji za Vaš posao. Svakako priča o izboru poslovnog softvera nije završena ovim tekstom.

*(ovaj naziv se najčešće upotrebljava za sve nas koji imamo bilo kakve veze sa softverom :)).

U prevodu: sa ovim programom ću „popraviti“ poslovne procese i pokriti svoju lošu organizaciju. Nije nego…

Program koji kupite može Vam pomoći da se fokusirate na probleme koje imate u poslovnim procesima u Vašoj organizaciji, ali nijedan program ih neće popraviti. Postojaće iluzija da se nešto uradilo, ali se zapravo ništa nije popravilo. Dobar softver se dobro i lako implementira u dobro organizovanim firmama iz nekoliko razloga:

sposoban tim i dobra podrška tim koji implementira softver ima ovlašćenja da brzo donosi odluke usredsređenost na rešavanje problema korišćenje punog potencijala novih tehnologija nagrađivanje tima posvećenost obuci korisnika znanje da se iskoristi pun potencijal softvera kao alata koji će pomoći u ostvarivanju poslovnih ciljeva

Ne postoji “magični” ili magični softver koji će Vam sam od sebe rešiti probleme. Svaki softver zahteva vreme, dobru organizaciju, pravilnu implementaciju i iznad svega sposobne ljude (tim).

VAŽNO: Bez dobro organizovanog poslovanja nema ni elektronskog poslovanja.

Pa šta? Samo zato što neko bitan i uticajan u ili van Vaše firme preporučuje određeni softver, ne znači da će taj softver biti dobar i za Vaše poslovanje. Poenta je da ne možete izostaviti ostale sastavne delove Vaše organizacije. Ne možete izostaviti IT, menadžere, iskusne korisnike, poslovne jedinice i ostale grupe ljudi koji će koristiti poslovni softver. Vrednost predloga upotrebljivosti softvera počinje u procesu izbora softvera. Ako unutrašnja politika firme ili spoljni interesi prevagnu pri izboru proces implementacije će standardno biti problematičan. Ovo, naravno, ne znači da treba svakoga pitati za mišljenje, ali svakako reprezentativne grupe ljudi koji će koristiti softver treba konsultovati.

Preporuka je svakako dobra stvar, naročito ako je pozitivna, ali nikako ne sme biti jedini parametar prilikom izbora.

Izreka „od viška glava ne boli“ je prisutna i prilikom izbora poslovnog softvera, ali ona je u ovom slučaju potpuno pogrešna. Uzmimo, na primer, tekst procesor. Većini ljudi bi za svakodnevni rad bio dovoljan i Microsoft Works, ali većina opet koristi Word. Ljudi jednostavno vole mogućnosti, dugmiće, sličice i “ukrase” iako ih verovatno nikada neće koristiti. Ovo je možda (mada čisto sumnjam) u redu kada kupujete Office pakete jer nemate mnogo izbora (MS Office je praktično jedini izbor), ali ovakve odluke često predstavljaju breme i nepotrebno traćenje sopstvenih IT resursa i samog potencijala poslovnog softvera. Kao kada kupite Ferrari da biste išli do samoposluge na uglu, lepo ali bespotrebno. Takav softver ima previše opcija koje Vas usporavaju i opterećuju u svakodnevnom radu, a većinu tih opcija nikada nećete upotrebiti.

Sam problem, naravno, ne leži samo u postojanju previše opcija koje ne koristite, već i u nepotrebnom traćenju sopstvenog ljudskog potencijala i vremena. A vreme je novac, to već i vrapci znaju!

Zato je jako bitno da prilikom izbora i kupovine poslovnog softvera sagledate i ovaj problem koji se svodi na kupovinu softvera koji sopstvenim snagama (unutrašnji resursi) možete adekvatno održavati.

Imate li windows verziju vašeg poslovnog informacionog sistema? Da li ste sigurni da je u pitanju nova tehnologija? Imate nešto što liči na windows, a u pozadini je matori dBase? Da li ste se zapitali zašto softverska firma još uvek nema odgovarajuću verziju? Da li će Vaš poslovni informacioni sistem raditi pod novom verzijom operativnog sistema?

Clipper? FoxPro? dBase? DOS program? Da li Vam ovo zvuči poznato?

Ova greška se ne odnosi samo na softver. Hardver (seća li se neko 286-ica), baza podataka, operativni sistem, korisnički programi i sl. takođe mogu biti ili već jesu umirući proizvodi, zastareli, bez odgovarajuće podrške, sa premalom bazom korisnika da bi uopšte preživeli a o njima se više ne uči čak ni u našim školama. Takvi proizvodi su neefikasni, kruti i spori u poređenju sa alternativama koje se nude.

Na žalost, na našem tržištu su mnogi proizvodi ostali u upotrebi iako im je davno istekao rok trajanja. To naročito važi za softver. Hardver i ostale ranije pomenute stvari su silom prilika i zakonima tržišta zamenjene novim, ali softver je ostao nekako zaboravljen. Primena novih tehnologija skoro da je zaobišla softver (mogući razlog je što još uvek nemamo izgrađeno tržište znanja i usluga, ali o tome nekom drugom prilikom). Svakako ovo ne znaši da je to loš softver niti da taj i takav softver ne zadovoljava Vaše potrebe, ali otvara mnoga pitanja i donosi probleme pojavom svakog novog operativnog sistema, odnosi dosta novca prilagođavanju novom operativnom sistemu, a tek koliko se živaca i vremena troši na podešavanje štampača u mrežnom okruženju u Vašoj DOS aplikaciji ne treba posebno ni pominjati. Ipak, ne treba očajavati jer na našem tržištu ima dosta zaista kvalitetnog softvera, naročito u oblasti poslovnog softvera, koji je izrađen u starijoj tehnologiji (DOS, Clipper, dBase,…) ali to samo po sebi ne mora da znači da je izbor takvog softvera loš. Problem za Vas kao korisnika nastaje ako softverska firma ne planira da svoj proizvod “osveži” novijom tehnologijom. To je problem kako za Vas tako i za takvu softversku firmu. Suština ove greške na našem tržištu nije samo u izboru između tehnologije, već i u izboru softverske firme koja je spremna da svoje zastarelo rešenje pretoči u moderniji, kvalitetniji, tehnološki napredniji, ali ne i tehnološki najnoviji poslovni softver. Jer ako softverska firma ima dovoljno veliku bazu korisnika, logično je da će ponuditi i novo rešenje koje će ispratiti razvoj tehnologije. Postavlja se pitanje, koliko ste spremni da čekate na takvo rešenje i koliko će Vas koštati čekanje na takvo rešenje. Zato još jednom podsećam da je sem samog softvera isto toliko bitno i ko pravi/prodaje/implementira softver.

VAŽNO: Što je softver tehnološki stariji potrebno je više ljudi ili pomoćnih programa koji će ga održavati u životu, a to košta.

/*Problem ekstrema pri kupovini poslovnog softvera*/

Programi (a posebno poslovni programi) su danas toliko složeni da ih je nekada jednostavnije napisati od početka nego „krpiti“. Zato je veoma važno pratiti istoriju razvoja programa da bi se moglo videti kako se program razvijao i kuda ide. Kada procenjujete program bitno je saznati kako će se program razvijati u budućnosti, kada će se pojaviti nova verzija, šta će ta nova verzija sadržati i kada će realno moći da se obezbedi dovoljno podrške, obuke i ispravki da bi se implementacija uspešno izvela. Praćenje planiranog razvoja programa izuzetno je bitno jer softverska firma u jednom trenutku može odlučiti da taj i takav program jednostavno više ne razvija. I šta onda? Zaglavljeni ste sa programom koji ima iza sebe bogato iskustvo, pregršt opcija, pokriva Vaše poslovanje u potpunosti, ali će uskoro biti mrtav softver! Ovo, u prevodu, znači da ako Vam zatreba neka nova opcija imate ograničen izbor ili da je sami napravite (što je u većini slučajeva nemoguće, jer je poslovni softver uglavnom zatvorenog koda) ili da opet tražite novi program. Po mom mišljenju i nije neki izbor, stoga slobodno u startu zaboravite softver na zalasku svoje karijere.

Sa druge strane imamo novajlije i to je po mom mišljenju bolji izbor. Zbog složenosti današnjih programa, čak i kada velika firma izađe na tržište sa verzijom 1.0, retkost je da su sve opcije prisutne i kompletne. Vrlo je moguće da je to i dalje beta faza, nestabilna i/ili joj nedostaju moduli koji su Vam potrebni. Kao i kod Vas i kod proizvođača softverskih paketa postoje rokovi (ili bi bar trebalo da postoje, ako ne postoje rokovi, da li uopšte ima smisla takvu firmu uzimati za ozbiljno) i prema tome, kao i sve 1.0 verzije paketa postoji kompromis između ugrađenih funkcija i poštovanja krajnjeg roka. Čak iako je verzija 1.0 relativno nebagovita, nova verzija verovatno nema adekvatno treniran tim za implementaciju, obuku ili podršku. Iako ovo deluje kao lošiji izbor (zbog malopre pomenutih faktora), on to, u stvari, nije. Činjenica da je firma izbacila verziju 1.0 definitivno znači da će se uskoro pojaviti i verzija 1.0.1 i 1.1 i tako dalje. Jedna od tih verzija će sadržati i sve što je Vama potrebno, a dobra stvar je što ćete moći da utičete, naročito ako zaista i koristite takav program na dodavanje novih opcija i to baš onih koje su Vama potrebne. Naravno ovo ne znači da se treba zaletati, ali u današnjoj softverskoj industriji kada su svi u večitoj BETA fazi, bolje je izabrati mladji softver koji će rasti zajedno sa vama, nego softver, koji će uskoro “umreti”.

Zaključak je mesto na kojem se umorimo od razmišljanja, reče neko, prema tome da zaključim: Iako se ova greška ne može izostaviti i posmatrati van konteksta prethodnih grešaka koje sam pomenuo, ona na neki način predstavlja izbor između dva “zla”, od koji svakako treba izabrati manje, a to je mlađi softver, definitivno.