Planeta Srbija

Već sam pisao o konceptu Softver kao usluga (SaaS), prednostima takvog rešenja, kao i poređenje takvog rešenja sa ostalim rešenjima, a danas predstavljam e-račune.

E-računi predstavljaju poslovni softver na webu, koji zadovoljava većinu poslovnih procesa koji se odvijaju u jednoj firmi.

Šta je specifično za e-račune?

E-računi su jednostavno rečeno poslovni softver na webu! Model SaaS o kojem sam već pisao odlično je realizovan u dobro balansiranoj poslovnoj aplikaciji E-računi.

Ono što bih još jednom izdvojio je obezbeđena podrška kroz automatsku nadogradnju na nove verzije, pristup bilo kada, bilo odakle, niži inicijalni troškovi, korišćenje odmah bez potrebe za instalacijom i obezbeđivanjem tehničkih uslova (sem internet pristupa, naravno). Takođe, prijavljivanje dodatnih zahteva za doradu se obavlja kroz integrisan HELP DESK.

 

Moduli i funkcionalnost

E-računi pokrivaju kritične poslovne procese u jednoj firmi. Nabavka, fakturisanje, magacinsko poslovanje, kontakti sa kupcima, finansije,…. Svaki od procesa koji se odvijaju u jednoj firmi jako je elegantno i jednostavno realizovan.

Ako uzmem primer fakturisanja: moguće je fakturisati robu i usluge bilo u dinarima ili eurima. Takođe, podržano je povezivanje faktura sa avansnim računima i ponudama, radi kasnijeg praćenja istorije. Interesantne su posebne oznake u programu koje korisniku lakše pomažu da se snađe u programu. Pored svih neplaćenih faktura stoji mala sličica novčanice koja sugeriše da faktura nije plaćena.

Nabavka robe iz uvoza ili nabavka robe od dobavljača u zemlji dobro je podržana. Evidencija izvoda banaka je takođe odlično rešena. Izvodi se mogu unositi ručno, ali i automatski putem e-bankinga.

Teško je nabrojati sve opcije koje E-računi poseduju, neke koje pokrivaju poslovne procese već sam pomenuo, a ovde bih izdvojio par jako korisnih opcija koja značajno ubrzavaju rad:

Dashboard (kontrolna tabla). Ovo je dosta bitna stavka svakog poslovnog softvera, a predstavlja brz pregled poslovanja koji će svaki menadžer znati ceniti. Brz pregled poslovanja, priliva odliva sredstava i ostalih podataka vitalnih za poslovanje jedne firme.

Indeks poreskih obveznika.  Lak i jednostavan način da brzo pronađete podatke o poslovnim partnerima. Ova opcija čita podatke sa sajta Narodne banke Srbije, tako da su podaci uvek ažurni.

Osnovni CRM. Za svakog poslovnog partnera  postoji mogućnost vođenja evidencije poslovnih dogovora.

Evidencija utroška vremena po projektima i strankama. Jako korisna opcija koja omogućava praćenje utrošenog vremena svakog angažovanog čoveka na nekom određenom projektu. Na osnovu ove evidencije mogu se generisati izveštaji o ukupnoj ceni projekta. Takođe, mogu se automatski fakturisati utrošeni sati zadatom poslovnom partneru.

Evidecija serijskih brojeva. Postoji mogućnost definisanja evidencije serijskih brojeva za svaki artikal. Pri kreiranju dokumenata na kojima taj artikal pojavljuje, ako je uključena evidencija serijskih brojeva, program će vas podsećati na neophodnost unosa serijskih brojeva za svaki komad.

Ono što bih posebno naglasio je da program sam vodi računa o aktuelnim kursevima valuta, tako da je mogućnost greške u tom delu svedena na minimum.

Integracija sa drugim aplikacijama

Integracija je odlično izvedena. Postoji mogućnost izvoza (exporta) svih izveštaja u popularne kancelarijske pakete MS Office ili OpenOffice, kao i popularni Adobe PDF format. Direktno iz E-računa mogu se slati dokumenti direktno na mail kao prateći dokument (eng. attachement) pri čemu je dokument koji šaljemo u .pdf formatu.

Posebno je interesantna mogućnost učitavanja word šablona .dot ili .doc formata.

Inače kompletno podešavanje izgleda dokumenata je toliko pojednostavljeno da na prvu loptu korisnik može podesiti izgled dokumenta (fakture, otpremnice, …) upravo onakav kakav želi. Ovo je dosta pojednostavljeno, a svakako će obradovati korisnike, znajući da je izgled izlaznih dokumenata bitna stavka u svakom poslovanju.

Izveštavanje

Izveštaji kao najvažniji deo poslovnog odlučivanja sastavni su deo i E-računa. Pored osnovnih izveštaja o prometu, prodaji, nabavci, dugovanjim i potraživanjima, postoji i čitav niz izveštaja koji predstavljaju naprednu podršku poslovnom odlučivanju. Dobro rešena integracija sa drugim aplikacijama ostavlja mogućnost korisniku da osnovne izveštaje izveze na primer u Excel i napravi izveštaje po svojoj želji.

Cena i troškovi

S obzirom da je u pitanju web aplikacija koja je realizovana po SaaS modelu, predviđena cena se odnosi na mesečni najam korišćenja softvera. Postoje 4 paketa E-računa. BASIC, ADVANCED, PREMIUM i PREMIUM plus.

BASIC Paket predstavlja skup modula koji pokrivaju osnovne poslovne procese poput evidencije primljenih i izdatih računa i namenjeni su pre svega firmama koje se bave uslugama.

ADVANCED Paket je naprednija varijanta i pokriva pored pomenutih i kompletnu evidenciju veleprodaje i maloprodaje.

PREMIUM Paket je namenjen firmama koje žele da vode kompletno poslovanje u aplikaciji E-računi i sadrži i knjigovodstveni modul, tj. Glavnu knjigu, osnovna sredstva, izvode, knjiženje….

PREMIUM Plus paket je namenjen pre svega knjigovodstvenim agencijama i jedina razlika u odnosu na PREMIUM paket je mogućnost vođenja više preduzeća.

Svaki od ovih paketa ima u sebi modul za obračun pdv-a i evidenciju izdatih i primljenih računa.

Cene svakog od ovih modula možete pogledati ovde

Uzimajući u obzir cene na tržištu i kvalitet rešenja moj zaključak je cena veoma povoljna.

Posmatrano iz ugla korisnika probni period od 30 dana sa svim funkcijama programa je dosta dobra stvar jer je moguće u realnom radu testirati sve opcije programa, bez potrebe za demo verzijom.

Dobar izbor za mala preduzeća!

E-racuni omogućavaju najkraći period implementacije i početka korišćenja. Prostim registrovanjem na sajtu već imate na raspolaganju sve opcije! Podešavanja su jednostavna i lako razumljiva, a na početnoj strani korisniku stoji na raspolaganju redosled koraka za početak korišćenja.

S obzirom na mogućnost pristupa bilo kada, bilo odakle E-računi predstavljaju odličan izbor za preduzeća i preduzetnike koji su stalno u pokretu, kojima je poslovna logika  ispred tehnologije.

Za veća preduzeća postoji mogućnost postavljanja e-računa u intranet okruženje i integracija sa postojećim rešenjima.

E-računi su jedan odlično primenjen, dobro integrisan, brz, lak i jednostavan poslovni softver koji u u svakom slučaju treba probati. Možda je ovo baš rešenje koje ste dugo čekali.

Kada razmišljam o poslovnim prednostima, uopšteno govoreći, na umu imam investiciju i povraćaj iste. Odnosno koliko novca/vremena treba da potrošim da bi najbrže video rezultate. Kada govorimo o investiciji pitanje koje se prirodno nameće jeste pitanje u šta želite da investirate:

u ljude u specifičnu tehnologiju koja vas izdvaja od konkurencije u IT infrastrukturu u firmi

Jedan odgovor na ovoj listi je potpuni promašaj! Jedan odgovor ne pruža diferencijaciju, ne pruža prednost nad konkurencijom i kreira finansijsku rupu bez dna.

Koncept softvera kao usluge pokazao se najisplativijim u firmama koje neće/ne mogu da priušte posebnu IT službu, koje žele brz povraćaj investicije (a ko ne želi? :)), koje žele predvidivu strukturu troškova, koje žele pristup podacima bilo kada bilo odakle, zatim traže bezbrižne nadogradnje i izmene kao i mogućnost da brzo implementiraju novi softver bez potrebe da angažuju dodatne konsultante ili implementatore.

Licencni softver Softver ka usluga Plaća se unapred Plaća se po korišćenju Visoki inicijalni troškovi Niski inicijalni troškovi Troškovi aplikacije, održavanja, infrastrukutre, IT resursi Troškovi pretplate i minimalno angažovanje IT resursa Duže vreme potrebno za konfigurisanje i implementaciju Brza implementacija

 

Već sam pominjao ukupne troškove instalacije, korišćenja i održavanja poslovnog softvera: trošak softvera, trošak implementacije sa svim pripadajućim troškovima, trošak hardvera, trošak održavanja i podrške i operativni troškovi; da se sada ne bih ponavljao, preporučujem da pročitate ceo tekst. Niži inicijalni troškovi nisu jedina prednost modela Softvera kao usluga.

Poslovne prednosti modela Softver kao usluga su:

Pomenuti niži troškovi tehnologije, obuke i operativni troškovi. Ovo je jedna od ključnih prednosti SaaS modela. Jako niski inicijalni troškovi i jednostavnost modela licenciranja kroz pretplatu (mesečnu, godišnju,…) omogućava predvidljive troškove. Budžetiranje i planiranje su jednostavniji i pouzdaniji, a kao dodatak, sa modularnošću ovakvog modela, firme jednostavno mogu izuzeti module koje ne koriste i samim tim uštedeti novac.

Mogućnost globalnog poslovanja. Po svojoj prirodi SaaS model je model globalnog poslovanja. Sam način prisutpa softveru i podacima je suštinski zamišljen kao globalni model. Sve što je potrebno je web browser, a sa izlaskom novog Google Chrome web browsera suštinski okrenutog ka web aplikacijama skoro da je izvesno da će ovaj model dobijati na popularnosti. Takođe, web otvara jedan potpuno nov kanal prodaje.

Jednostavnost instalacije i ulaska na tržište. Mala i srednja preduzeća koja imaju ograničene ili nemaju nikakve IT resurse modelom SaaS mogu svoje poslovanje vrlo brzo i efikasno postaviti na bilo kom tržištu za vrlo kratak vremenski period.

Skalabilnost. Ovde je akcenat na rastu broja korisnika aplikacije. Ono što je ključno je da kako broj korisnika raste, firma ne mora da razmišlja o proširenju svojih hardverskih, komunikacionih i softverskih kapaciteta jer o tome brine firma koja pruža uslugu iznajmljivanja softvera.

24/7 monitoring i sigurnost. Veliki broj firmi, kako malih tako i velikih, često nema dovoljno operativnih i tehničkih resursa za praćenje i otklanjanje sigurnosnih pretnji u mreži. SaaS model takođe rešava i ovaj problem jer softverka firma sada preuzima na sebe i ovaj deo posla.

Generalni zaključak bi bio: model Softver kao usluga (SaaS) umanjuje rizik nabavke novog softvera, umanjuje ukupne troškove, obezbežuje fleksibilnost u korišćenju ili prestanku korišćenja softvera i umanjuje vreme implementacije.

U poslednjih nekoliko nedelja dosta sam se bavio istraživanjem različitih faktora koji utiču na odluku o izboru poslovnog softvera. Došao sam do 3 tipa softvera i prema tome nekoliko osnovnih faktora koje treba uzeti prilikom odabira bilo kog od tih rešenja.

Pokušao sam da uporedim relativno nov (ali jako perspektivan) koncept Softvera kao usluge na webu sa klasičnim desktop komercijalnim poslovnim softverom, kao i sa namenski razvijanim rešenjima. Ono što sam pokušao da je da pronađem odgovor na pitanje kada je Softver kao usluga najbolji izbor?

Prvo tipovi softvera. Kao što sam pomenuo došao sam do zaključka da softver možemo podeliti u tri tipa i to:

Namenski razvijan poslovni softver Tradicionalni desktop poslovni softver - gotovo rešenje! Softver kao usluga (SaaS)

Drugo, svaki od ovih tipova softvera ima svoje prednosti, mane ali i zahteve koje postavlja pred firmu. Ovde ću pokušati da analiziram pet pitanja koje čine (po mom mišljenju) način da se odredi koji od ovih tipova softvera je najbolji izbor. Takođe, ova pitanja mogu da posluže i kao procena samih tipova softvera.

Obaveze i zahtevi koji se postavljaju pred firmu Potrebna fleksibilnost firme Tehnički zahtevi Troškovi Rizik

Namenski poslovni softver. Firma koja se odluči za ovakav model softvera, mora da bude svesna određenih organizacionih opterećenja. Bilo da se angažuju programeri u sopstvenoj firmi (In House)  ili se angažuje firma spolja (Outsourcing) teret razvoja, dokumentovanja, testiranja i podrške je nešto što svaka firma mora da prođe. Ovo podrazumeva značajan budžet! Sa druge strane, nije potrebna nikakva fleksibilnost firme u smislu prilagođavanja poslovnom softveru, jer se razvija namenski softver koji će ispratiti poslovne procese koji su već u firmi ustanovljeni. Tehnologija je, u ovom slučaju, potpuno proizvoljna i dozvoljava izbor najprimerenije tehnologije trenutnim i dugoročnim planovima. Ovo je najskuplje rešenje sa velikim rizikom kako razvoja tako i implementacije.

Tradicionalni desktop poslovni softver. Ovo je najčešći poslovni softver u upotrebi na domaćem, a i svetskom tržištu. Rešenje koje je dobro poznato. Potrebno je određeno vreme za implementaciju i prilogođavanje. Softver podržava standardne poslovne procese što znači da se firma donekle mora prilagoditi softveru ne samo u ovom smislu, već i u tehnološkom smislu. Ovaj tip softvera zahteva i određene dodatne troškove za licence, hardver, i ostalo o čemu sam već pisao. Relativno nizak rizik nabavke i implementacije načinio je od ovoga tipa softvera jako rašireno rešenje za većinu firmi.

Softver kao usluga. Poslednji na spisku, ali ne manje vredan, je poslovni softver kao usluga. Relativno nov koncept i u svetu i kod nas, ali sve češće u upotrebi zbog svojih brojnih prednosti. Firma ne trpi mnogo opterećenja prilikom implementacije ovakvog rešenja. Naravno da ima prilagođavanja, ali činjenica da se ovakav softver radi svoje masovnosti pravi tako da pokrije 90% standardnih poslovnih procesa predstavlja jednu od njegovih najvećih prednosti. Ono što je donekle mana je ako firma ima neke jako specifične zahteve. Tada treba razmišljati o tome da se ili firma pokuša prilagoditi softveru ili da traži drugo rešenje, mada i to ne predstavlja problem jer se korisniku može razviti posebna usluga, izveštaji i slično, koje samo on vidi. Tehnički zahtevi ovakvog rešenja su minimalni, praktično softver radi na svim platformama jer se izvršava u web browseru. Windows, Linux, MacOS i skoro sve ostalo što se može naći na tržištu podržava ovaj oblik softvera. Bitno je napomenuti da su sada web browseri dosta napredovali i da su skoro sve dečje bolesti preležane tako da web postaje ozbiljna poslovna platforma. Što se troškova tiče softver kao usluga je dosta povoljno rešenje, s obzirom da su poslovni procesi koji su pokriveni dosta standardizovani, a moguće je vrlo lako i jednostavno probati softver pre kupovine (uglavnom putem registracije na sajtu firme koja pruža ovu vrstu usluge). Navodim primer poslovnog softvera e-racuni.com ovom prilikom, jer sam se sa ovim rešenjem do sada najviše “igrao”. Treba svakako pogledati i online alternative MS Office paketu kao što su ZOHO office paket, zatim ThinkFree ili OpenOffice Online rešenje, kao i mnogi drugi (pogledati i članak sa sajta ReadWriteWeb na sličnu temu). Za razliku od klasičnih office paketa koji takođe spadaju u poslovni softver, e-racuni.com su mi posebno interesantni jer pokrivaju kompletno poslovanje jedne firme i sa knjigovodstvenog ali i operativnog aspekta. Ovde moram napomenuti jednu jako bitnu stvar vezanu za koncept softvera kao usluge. Česta zabluda je da podaci moraju biti van firme ukoliko se koristi ovakvo rešenje. To je tačno donekle. Naime ako firma želi, može instalirati ovakvo hostovano rešenje kod sebe u firmi. Iako je ovo ređa situacija, bitno je napomenuti da i ta mogućnost postoji! Izuzetno niski troškovi i brzina implementacije (praktično, samom registracijom, već se može koristiti softver) će svakako uticati na popularnost ove vrste softvera.

I pobednik je… zapravo ovde nema pravog pobednika. Postoje nijanse koje vam mogu pomoći da donesete pravu odluku i odaberete rešenje koje je za firmu najoptimalnije. Svaki model ima svoje prednosti i mane. Već sam ih gore pomenuo!Namenski poslovni softver može da donese određenu konkurentnu prednost, s obzirom da se razvija isključivo za jednu firmu (specifično prilagođen toj i takvoj firmi).Tradicionalni desktop poslovni softver nudi operativnu efikasnost za generičke poslovne proceseSoftver kao usluga nudi najbržu implementaciju i najbrži povraćaj vrednosti za generičke poslovne procese

Neka generalna preporuka može da bude: Ako firma počinje sa radom ili nema baš jasno definisane poslovne procese i procedure nije loše opredeliti se za SaaS model ili gotovo rešenje i prilagoditi se njemu jer na neki način sva gotova rešenja su proizvod najboljeg iskustva iz prakse, pa je vrlo verovatno da će ta rešenja pomoći relativno neustanovljenim procesima da se ustale i ustanove. Kako firma raste određena rešenja postaju tesna i sasvim je prirodno da se i softver menja kada ga firma preraste. Tek tada zaista ima smisla razmišljati o namenskom softveru samo za vašu firmu.

Poenta je: ne izmišljati toplu vodu nepotrebno, već odvrnuti slavinu i uživati u koritu ili đakuziju (zavisi od cene, naravno)

Copyright © 2008 PoslovniSoftver.net BLOG. This Feed is for personal non-commercial use only. If you are not reading this material in your news aggregator, the site you are looking at is guilty of copyright infringement. Please contact legal@blog.poslovnisoftver.net so we can take legal action immediately.Plugin by Taragana

U poslednjih nekoliko nedelja dosta sam se bavio istraživanjem različitih faktora koji utiču na odluku o izboru poslovnog softvera. Došao sam do 3 tipa softvera i prema tome nekoliko osnovnih faktora koje treba uzeti prilikom odabira bilo kog od tih rešenja.

Pokušao sam da uporedim relativno nov (ali jako perspektivan) koncept Softvera kao usluge na webu sa klasičnim desktop komercijalnim poslovnim softverom, kao i sa namenski razvijanim rešenjima. Ono što sam pokušao da je da pronađem odgovor na pitanje kada je Softver kao usluga najbolji izbor?

Prvo tipovi softvera. Kao što sam pomenuo došao sam do zaključka da softver možemo podeliti u tri tipa i to:

Namenski razvijan poslovni softver Tradicionalni desktop poslovni softver - gotovo rešenje! Softver kao usluga (SaaS)

Drugo, svaki od ovih tipova softvera ima svoje prednosti, mane ali i zahteve koje postavlja pred firmu. Ovde ću pokušati da analiziram pet pitanja koje čine (po mom mišljenju) način da se odredi koji od ovih tipova softvera je najbolji izbor. Takođe, ova pitanja mogu da posluže i kao procena samih tipova softvera.

Obaveze i zahtevi koji se postavljaju pred firmu Potrebna fleksibilnost firme Tehnički zahtevi Troškovi Rizik

Namenski poslovni softver. Firma koja se odluči za ovakav model softvera, mora da bude svesna određenih organizacionih opterećenja. Bilo da se angažuju programeri u sopstvenoj firmi (In House)  ili se angažuje firma spolja (Outsourcing) teret razvoja, dokumentovanja, testiranja i podrške je nešto što svaka firma mora da prođe. Ovo podrazumeva značajan budžet! Sa druge strane, nije potrebna nikakva fleksibilnost firme u smislu prilagođavanja poslovnom softveru, jer se razvija namenski softver koji će ispratiti poslovne procese koji su već u firmi ustanovljeni. Tehnologija je, u ovom slučaju, potpuno proizvoljna i dozvoljava izbor najprimerenije tehnologije trenutnim i dugoročnim planovima. Ovo je najskuplje rešenje sa velikim rizikom kako razvoja tako i implementacije.

Tradicionalni desktop poslovni softver. Ovo je najčešći poslovni softver u upotrebi na domaćem, a i svetskom tržištu. Rešenje koje je dobro poznato. Potrebno je određeno vreme za implementaciju i prilogođavanje. Softver podržava standardne poslovne procese što znači da se firma donekle mora prilagoditi softveru ne samo u ovom smislu, već i u tehnološkom smislu. Ovaj tip softvera zahteva i određene dodatne troškove za licence, hardver, i ostalo o čemu sam već pisao. Relativno nizak rizik nabavke i implementacije načinio je od ovoga tipa softvera jako rašireno rešenje za većinu firmi.

Softver kao usluga.  Poslednji na spisku, ali ne manje vredan, je poslovni softver kao usluga. Relativno nov koncept i u svetu i kod nas, ali sve češće u upotrebi zbog svojih brojnih prednosti. Firma ne trpi mnogo opterećenja prilikom implementacije ovakvog rešenja. Naravno da ima prilagođavanja, ali činjenica da se ovakav softver radi svoje masovnosti pravi tako da pokrije 90% standardnih poslovnih procesa predstavlja jednu od njegovih najvećih prednosti. Ono što je donekle mana je ako firma ima neke jako specifične zahteve. Tada treba razmišljati o tome da se ili firma pokuša prilagoditi softveru ili da traži drugo rešenje, mada i to ne predstavlja problem jer se korisniku može razviti posebna usluga, izveštaji i slično, koje samo on vidi. Tehnički zahtevi ovakvog rešenja su minimalni, praktično softver radi na svim platformama jer se izvršava u web browseru. Windows, Linux, MacOS i skoro sve ostalo što se može naći na tržištu podržava ovaj oblik softvera. Bitno je napomenuti da su sada web browseri dosta napredovali i da su skoro sve dečje bolesti preležane tako da web postaje ozbiljna poslovna platforma. Što se troškova tiče softver kao usluga je dosta povoljno rešenje, s obzirom da su poslovni procesi koji su pokriveni dosta standardizovani, a moguće je vrlo lako i jednostavno probati softver pre kupovine (uglavnom putem registracije na sajtu firme koja pruža ovu vrstu usluge). Navodim primer poslovnog softvera e-racuni.com ovom prilikom, jer sam se sa ovim rešenjem do sada najviše "igrao". Treba svakako pogledati i online alternative MS Office paketu kao što su ZOHO office paket, zatim ThinkFree ili OpenOffice Online rešenje, kao i mnogi drugi (pogledati i članak sa sajta ReadWriteWeb na sličnu temu). Za razliku od klasičnih office paketa koji takođe spadaju u poslovni softver, e-racuni.com su mi posebno interesantni jer pokrivaju kompletno poslovanje jedne firme i sa knjigovodstvenog ali i operativnog aspekta. Ovde moram napomenuti jednu jako bitnu stvar vezanu za koncept softvera kao usluge. Česta zabluda je da podaci moraju biti van firme ukoliko se koristi ovakvo rešenje. To je tačno donekle. Naime ako firma želi, može instalirati ovakvo hostovano rešenje kod sebe u firmi. Iako je ovo ređa situacija, bitno je napomenuti da i ta mogućnost postoji! Izuzetno niski troškovi i brzina implementacije (praktično, samom registracijom, već se može koristiti softver) će svakako uticati na popularnost ove vrste softvera.

I pobednik je… zapravo ovde nema pravog pobednika. Postoje nijanse koje vam mogu pomoći da donesete pravu odluku i odaberete rešenje koje je za firmu najoptimalnije. Svaki model ima svoje prednosti i mane. Već sam ih gore pomenuo! Namenski poslovni softver može da donese određenu konkurentnu prednost, s obzirom da se razvija isključivo za jednu firmu (specifično prilagođen toj i takvoj firmi). Tradicionalni desktop poslovni softver nudi operativnu efikasnost za generičke poslovne procese Softver kao usluga nudi najbržu implementaciju i najbrži povraćaj vrednosti za generičke poslovne procese

Neka generalna preporuka može da bude: Ako firma počinje sa radom ili nema baš jasno definisane poslovne procese i procedure nije loše opredeliti se za SaaS model ili gotovo rešenje i prilagoditi se njemu jer na neki način sva gotova rešenja su proizvod najboljeg iskustva iz prakse, pa je vrlo verovatno da će ta rešenja pomoći relativno neustanovljenim procesima da se ustale i ustanove. Kako firma raste određena rešenja postaju tesna i sasvim je prirodno da se i softver menja kada ga firma preraste. Tek tada zaista ima smisla razmišljati o namenskom softveru samo za vašu firmu.

Poenta je: ne izmišljati toplu vodu nepotrebno, već odvrnuti slavinu i uživati u koritu ili đakuziju (zavisi od cene, naravno)

Već smo navikli da svakodnevno koristimo web aplikacije. Gmail ili Yahoo!Mail za elektronsku poštu, Youtube za pregled video klipova i ostale kako strane tako i domaće web aplikacije (jeste li nekad naručivali hranu preko web aplikacije donesi.com ili tražili prevod neke engleske reči preko lokacije metak.com). Ja jesam i iskustva su pozitivna!

Zašto web aplikacije?

Prvo, pristupačne su. Svuda gde je moguće pristupiti internetu postoji i mogućnost korišćenja web aplikacija! Mobilni operateri nude brz pristup internetu (Telenor Internet, mts Internet, VIP - za sada samo GPRS,) što će reći da je moguće praktično stalno biti online. Ja koristim usluge Telenora pa su mi ti paketi najbliži, ali ni ponuda ostalih operatera nije zanemarljiva.

Drugo, ne zahtevaju instalaciju! Praktično svuda gde imate pristup internetu imate “instaliranu” aplikaciju.

Treće, uvek imate najnoviju verziju. O ažuriranju aplikacije više ne brinete vi, kao krajnji korisnik, već proizvođač softvera ili firma koja pruža uslugu korišćenja web aplikacije.

Ovaj tekst kucam u prirodi, na laptopu povezan preko GPRS-a na internet i sve što mi treba radi! Malo sporije (zbog GPRS-a) ali mogu reći da je moja “kancelarija” potpuno mobilna.

Da li je moguće koristiti poslovni softver (pravljenje ponuda, računa, praćenje zaliha i sl.) na isti ili sličan način?

Govorim o konceptu softvera kao usluge na webu (u daljem tekstu SaaS skr. od eng. Software as a Service). SaaS koncept praktično omogućava poslovanje bilo kada, bilo gde!

Zamislite sledeću situaciju: u poseti ste kupcu nekoliko stotina kilometara od kancelarije. Zar ne bi bilo korisno da na licu mesta možete napraviti porudžbinu (u dogovoru sa kupcem, naravno) koja će već biti spremna za isporuku dok se vratite u kancelariju?

Šta zapravo SaaS predstavlja i na koji način je realizovan ovaj model?

Koncept Softvera kao usluge je zapravo jednostavan: umesto da proizvođači softvera prodaju licence krajnjim korisnicima koji zatim implementiraju i održavaju softver u svojoj firmi, proizvođač softvera hostuje softver na svom serveru u svom datacentru  i pruža pristup sistemu preko interneta na bazi pretplate. Postoje dva osnovna SaaS modela: prvi je klasičan licencni softver koji radi na web serveru (unutar firme ili van firme) koji vi ili partnerska firma instalira, implementira i održava; drugi je model hostovanog rešenja. Ovo znači da softverska firma brine i o hostingu, platformi i o svim ostalim tehničkim detaljima vezanim za poslovni softver na webu.

Filozofija iza SaaS modela počiva na konceptu prodaje softvera kao kompletnog seta usluga nasuprot prodaji licenci softvera bez uračunatih troškova implementacije, integracije i održavanja. Softver je hostovan, uglavnom, kod proizvođača softvera koji poseduje fizičke, tehničke i ljudske resurse za rad, održavanje i podršku softveru. Ovo bi trebalo da omogući dostupnost softvera 24 sata dnevno 7 dana u nedelji.

Poenta je u prebacivanju  fokusa sa krajnjeg korisnika na proizvođača softvera ili firme koja pruža uslugu korišćenja aplikacije.

Umesto da korisnik brine o serverima, odražavanju istih (i u hardverskom i u softverskom smislu) proizvođač softvera brine o svemu tome. Za mala i srednja preduzeća koja nemaju čoveka namenski angažovanog da brine o informacionom sistemu firme svakako je bolje od famoznog “malog iz komšiluka”

Na pamet mi pada nekoliko poslovnih razloga za korišćenje SaaS modela:

Brži pristup najnovijoj tehnologiji Fokus na poslovnom modelu, pre nego na tehnologiji Brži razvoj i otklanjanje grešaka Poboljšana sigurnost, performanse i dostupnost aplikacije Pristup podacima bilo kada, bilo odakle Mogućnost proširenja i prilogođavanja promeni poslovnih procesa Niži inicijalni toškovi Lakše predviđanje troškova Izbegavanje “zarobljavanja” u tehnologiju

Primer za ovakav tip usluge može se videti na sajtu Putni nalozi firme Internet Softver koja se bavi razvojem web aplikacija, a ova konkretna aplikacija tiče se obrade i evidentiranja putnih naloga.

Drugi primer je potpuno rešenje za poslovanje malih i srednjih preduzeća na adresi e-racuni.com. Registracija je potpuno besplatna i omogućava 30 dana  korišćenja svih funkcija. Koliko sam do sada video ovo je jedna od prvih aplikacija ovog tipa na našem tržištu. Definitivno ću još pisati o ovoj aplikaciji ali ono što na prvu loptu mogu da kažem je da vrlo pristojno pokriva većinu poslovnih procesa koji se odvijaju u jednoj firmi. Od pravljanja ponuda, računa, prijema robe, praćenje zaliha, pa sve do računovodstvenih operacija, kontiranja, knjiženja, …

SaaS model je jedna od trenutno najaktuelnijih stvari na svetskom tržištu poslovnog softvera koji svakodnevno evoluira u skladu sa potrebama tržišta. 

Postoje stvari koje svakako treba razmotriti prilikom donošenja odluke o korišćenju ovog modela u svakodnevnom poslovanju, ali o tome u sledećem tekstu!

Već smo navikli da svakodnevno koristimo web aplikacije. Gmail ili Yahoo!Mail za elektronsku poštu, Youtube za pregled video klipova i ostale kako strane tako i domaće web aplikacije (jeste li nekad naručivali hranu preko web aplikacije donesi.com ili tražili prevod neke engleske reči preko lokacije metak.com). Ja jesam i iskustva su pozitivna!

Zašto web aplikacije?

Prvo, pristupačne su. Svuda gde je moguće pristupiti internetu postoji i mogućnost korišćenja web aplikacija! Mobilni operateri nude brz pristup internetu (Telenor Internet, mts Internet, VIP - za sada samo GPRS,) što će reći da je moguće praktično stalno biti online. Ja koristim usluge Telenora pa su mi ti paketi najbliži, ali ni ponuda ostalih operatera nije zanemarljiva.

Drugo, ne zahtevaju instalaciju! Praktično svuda gde imate pristup internetu imate “instaliranu” aplikaciju.

Treće, uvek imate najnoviju verziju. O ažuriranju aplikacije više ne brinete vi, kao krajnji korisnik, već proizvođač softvera ili firma koja pruža uslugu korišćenja web aplikacije.

Ovaj tekst kucam u prirodi, na laptopu povezan preko GPRS-a na internet i sve što mi treba radi! Malo sporije (zbog GPRS-a) ali mogu reći da je moja “kancelarija” potpuno mobilna.

Da li je moguće koristiti poslovni softver (pravljenje ponuda, računa, praćenje zaliha i sl.) na isti ili sličan način?

Govorim o konceptu softvera kao usluge na webu (u daljem tekstu SaaS skr. od eng. Software as a Service). SaaS koncept praktično omogućava poslovanje bilo kada, bilo gde!

Zamislite sledeću situaciju: u poseti ste kupcu nekoliko stotina kilometara od kancelarije. Zar ne bi bilo korisno da na licu mesta možete napraviti porudžbinu (u dogovoru sa kupcem, naravno) koja će već biti spremna za isporuku dok se vratite u kancelariju?

Šta zapravo SaaS predstavlja i na koji način je realizovan ovaj model?

Koncept Softvera kao usluge je zapravo jednostavan: umesto da proizvođači softvera prodaju licence krajnjim korisnicima koji zatim implementiraju i održavaju softver u svojoj firmi, proizvođač softvera hostuje softver na svom serveru u svom datacentru  i pruža pristup sistemu preko interneta na bazi pretplate. Postoje dva osnovna SaaS modela: prvi je klasičan licencni softver koji radi na web serveru (unutar firme ili van firme) koji vi ili partnerska firma instalira, implementira i održava; drugi je model hostovanog rešenja. Ovo znači da softverska firma brine i o hostingu, platformi i o svim ostalim tehničkim detaljima vezanim za poslovni softver na webu.

Filozofija iza SaaS modela počiva na konceptu prodaje softvera kao kompletnog seta usluga nasuprot prodaji licenci softvera bez uračunatih troškova implementacije, integracije i održavanja. Softver je hostovan, uglavnom, kod proizvođača softvera koji poseduje fizičke, tehničke i ljudske resurse za rad, održavanje i podršku softveru. Ovo bi trebalo da omogući dostupnost softvera 24 sata dnevno 7 dana u nedelji.

Poenta je u prebacivanju  fokusa sa krajnjeg korisnika na proizvođača softvera ili firme koja pruža uslugu korišćenja aplikacije.

Umesto da korisnik brine o serverima, odražavanju istih (i u hardverskom i u softverskom smislu) proizvođač softvera brine o svemu tome. Za mala i srednja preduzeća koja nemaju čoveka namenski angažovanog da brine o informacionom sistemu firme svakako je bolje od famoznog “malog iz komšiluka”

Na pamet mi pada nekoliko poslovnih razloga za korišćenje SaaS modela:

Brži pristup najnovijoj tehnologiji Fokus na poslovnom modelu, pre nego na tehnologiji Brži razvoj i otklanjanje grešaka Poboljšana sigurnost, performanse i dostupnost aplikacije Pristup podacima bilo kada, bilo odakle Mogućnost proširenja i prilogođavanja promeni poslovnih procesa Niži inicijalni toškovi Lakše predviđanje troškova Izbegavanje “zarobljavanja” u tehnologiju

Primer za ovakav tip usluge može se videti na sajtu Putni nalozi firme Internet Softver koja se bavi razvojem web aplikacija, a ova konkretna aplikacija tiče se obrade i evidentiranja putnih naloga.

Drugi primer je potpuno rešenje za poslovanje malih i srednjih preduzeća na adresi e-racuni.com. Registracija je potpuno besplatna i omogućava 30 dana  korišćenja svih funkcija. Koliko sam do sada video ovo je jedna od prvih aplikacija ovog tipa na našem tržištu. Definitivno ću još pisati o ovoj aplikaciji ali ono što na prvu loptu mogu da kažem je da vrlo pristojno pokriva većinu poslovnih procesa koji se odvijaju u jednoj firmi. Od pravljanja ponuda, računa, prijema robe, praćenje zaliha, pa sve do računovodstvenih operacija, kontiranja, knjiženja, …

SaaS model je jedna od trenutno najaktuelnijih stvari na svetskom tržištu poslovnog softvera koji svakodnevno evoluira u skladu sa potrebama tržišta.

Postoje stvari koje svakako treba razmotriti prilikom donošenja odluke o korišćenju ovog modela u svakodnevnom poslovanju, ali o tome u sledećem tekstu!

Copyright © 2008 PoslovniSoftver.net BLOG. This Feed is for personal non-commercial use only. If you are not reading this material in your news aggregator, the site you are looking at is guilty of copyright infringement. Please contact legal@blog.poslovnisoftver.net so we can take legal action immediately.Plugin by Taragana

Originalni tekst je objavljen u junskom broju časopisa PCWorld Mikro (članak pod naslovom Microsoft Dynamics CRM 4.0 – da li čuvate svoje klijente?)

Tekst prenosim u celosti zbog interesovanja za ovaj poslovni paket.

Microsoft Dynamics CRM 4.0 – da li čuvate svoje klijente?

U prošlogodišnjem oktobarskom broju Mikra, u tekstu “CRM softver – kupac u centru pažnje” opisali smo upravljanje odnosa s kupcima (customer relationship management, CRM), a sada predstavljamo jedno od mogućih softverskih rešenja za ovu specifičnu oblast – Microsoftov paket Dynamics CRM 4.0. Pomenuto je tada, a korisno je da se podsetimo, da CRM nije samo softver niti tehnologija nego prvenestveno metodologija i strategija poslovanja okrenutog kupcu. Zadovoljan kupac je na globalizovanom tržištu konkuretna prednost i osnov za uspešno poslovanje. Microsoft Dynamics CRM 4.0 je programski paket koji tu strategiju čini i tehnički izvodljivom.

Poslovni procesi

Ovim Microsoftovim programskim paketom pokriveni su osnovni poslovni procesi kao što su prodaja, marketing i podrška posle prodaje. Ti procesi su po svojoj prirodi promenljivi i prilagođavaju se novonastalim tržišnim uslovima i zahtevima. Prilagodljivost softvera omogućava da se Dynamics CRM usaglasi s novim poslovnim procesima; s druge strane, preduzeće sa ovim softverom dobija i iskustvo iz poslovne prakse, rešenje koje je provereno u mnogim firmama i koje se pokazalo kao najbolje u određenoj oblasti poslovanja. Primenom aplikacije Dynamics CRM se ne dobija samo softver već i metodologija poslovnih procesa koja kupca postavlja u centar zbivanja.

Integracija

Kada se u vidu ima tehnološka platforma (MS SQL Server 2005) na kojoj radi i na kojoj je zasnovan programski paket Dynamics CRM 4.0, integracija s drugim poslovnim softverom (ERP sistemima, finansijskim aplikacijama, računovodstvenim programima i sl.) prilično je pojednostavljena. Platforma omogućava laku i jednostavnu integraciju sa ostalim Microsoftovim poslovnim softverom, ali i s poslovnim programima drugih proizvođača. To olakšava integrisanje ovog programskog paketa s postojećim poslovnim informacionim sistemom, tako da nema potrebe za skupom operacijom promene poslovnog softvera.

Moduli i funkcionalnost

Paket Dynamics CRM obuhvata tri osnovna modula: automatizacija prodaje, automatizacija marketinga i upravljanje podrškom posle prodaje. Ta tri modula sadrže svu potrebnu funkcionalnost neophodnu za uspostavljanje dugoročnog kvalitetnog odnosa s kupcem.

U prodajnom modulu se u potpunosti može pratiti proces kupovine: od evidentiranja prodajnih slučajeva, pripreme prodajnog kataloga i cenovnika i pravljenja narudžbenice kupca, do realizacije prodaje, odnosno izrade računa. Otvorena arhitektura Dynamics CRM-a omogućava izvoz podataka iz prodajnog modula u bilo koji računovodstveni softver radi kasnijeg knjiženja.

Automatizacija marketinga je postignuta korišćenjem sačuvanih podataka iz prodajnog modula. Na osnovu tih podataka se kupci grupišu prema interesovanjima, što omogućava organizovanje ciljanih marketinških kampanja i praćenje njihove realizacije i uspešnosti.

Na ova dva modula se prirodno nadovezuje modul za upravljanje podrškom posle prodaje. On je presudno važan za ostvarivanje dugoročnih kvalitetnih odnosa s kupcima, jer omogućava potpunu kontrolu nad prijemom, analizom i rešavanjem dodatnih zahteva kupaca, od analize slučaja i uslužnih zahteva do pravljenja interne baze podataka s tipičnim problemima s kojima se kupci (i prodavci) sreću u svakodnevnom radu.

Celovitost rešenja

Microsoft Dynamics CRM 4.0 je zaokruženo rešenje koje nudi brojne mogućnosti, ali prava snaga softvera dolazi do izražaja tek u procesu njegovog prilagođavanja specifičnim poslovnim potrebama. Ne samo što se mogu prilagođavati dodatni parametri i polja za svaki objekat sistema, nego se i pristup sistemu može namenski podesiti prema potrebama poslovanja. Primera radi, sistemu se može pristupati preko interfejsa programskog paketa Outlook, ali i preko čitača Weba, mobilnih uređaja i prilagođenih portala.

Izveštavanje

Budući da pravljenje izveštaja jedan od najvažnijih poslovnih procesa, razumljivo je što je ta oblast odlično pokrivena. Pored unapred ponuđenih standardnih izveštaja o prodajnim tendencijama, realizovanim porudžbinama, marketinškim aktivnostima i sl., Dynamics CRM omogućuje i pripremu namenskih izveštaja. Od verzije 4.0 je taj proces potpuno integrisan s modulom Reporting Servise iz SQL Servera 2005, što otvara praktično neograničene mogućnosti kada je o izveštavanju reč. Isto tako, ceo sistem je tesno povezan sa aplikacijama iz paketa Office – jednom napravljen izveštaj koji je izvezen u Excel, automatski će biti ažuriran novim podacima iz sistema pri svakom sledećem pokretanju. Svi izveštaji se mogu i grafički prikazati, a postoji i aplikacija “instrument tabla” (eng. Dashboard) u kojoj se mogu postaviti najčešće korišćeni izveštaji radi lakšeg i bržeg pregledanja.

Cena i troškovi

S obzirom na njegove mogućnosti, cena programskog paketa Dynamics CRM 4.0 je zaista veoma povoljna. Iznajmljivanje softvera (OVS ugovor) s pet licenci treba platiti oko 900 dolara godišnje, a za kupovinu bez iznajmljivanja treba izdvojiti oko 3000 dolara (takođe pet licenci). Novina u verziji 4.0 jeste mogućnost licenciranja po uređaju i po korisniku, a predviđena je i mogućnost biranja odgovarajućeg načina licenciranja za svaki specifičan način poslovanja.

Dobar izbor

Bez obzira na to da li se neka kompanija bavi prodajom robe ili uslugama, uspostavljanje dugoročnog i kvalitetnog odnosa s kupcima je osnovni uslov i neophodnost modernog poslovanja. Microsoftov paket Dynamics CRM je u tom pogledu odličan izbor, jer se radi o alatu koji pomaže da se poslovanje s klijentima realizuje na najpogodniji način.

Utisci korisnika

„Dynamics CRM je našoj firmi omogućio da za klijente vodimo evidenciju softverskih licenci, čime smo znatno unapredili našu uslugu. Smatramo da je izuzetno važno da u svakom trenutku znamo istorijat odnosa s klijentima – ko je šta rekao i kome, kakvu ponudu je poslao, koji je obećani rok isporuke itd. Kada imate prodajni tim od desetak ljudi, koji treba efikasno da usluže preko 1000 klijenata godišnje, morate imati sredstvo koje će vam to omogućiti. U modernim tržišnim uslovima, jednostavno obavljanje posla, makar bilo veoma efikasno i profesionalno, nije dovoljno. Nama Dynamics CRM pomaže da se više angažujemo u saradnji s našim klijentima. Primera radi, aplikacija je tako podešena da, mesec dana nakon isporuke softverskih licenci, automatski generiše zadatak službi postprodajne podrške da pozove klijenta i proveri da li je sve u redu sa instalacijom softvera i da li je klijent obavio sve procedure predviđene za ispravan rad isporučenog softvera. Na taj način svi klijenti dobijaju osećaj da neko brine o njima, a mi možemo da reagujemo na sve zahteve i u svim uslovima. Krajnji rezultat je povećanje stepena zadovoljstva koje klijenti imaju kada sarađuju s našom firmom“, tvrde predstavnici kompanije Extreme iz Beograda.

Ako ste procese ustanovili pre odluke o poslovnom softveru imate problem. Svaki softver ima svoju internu logiku koja je često takva da se ne može suštinski menjati, a napravljena je u skladu sa usvojenim rešenjima koja su se u praksi pokazala najboljim.

Primena rešenja koja su se u praksi pokazala najboljim su subjektivna. Ono što je dobro i primenljivo za jednu vrstu poslovanja ne znači po automatizmu da je primenljivo i na sva ostala poslovanja iz iste oblasti. Pitanja koja se nameću pri promeni poslovnog softvera i primena rešenja najbolje iz prakse su: način na koji se došlo do takvog rešenja; za koga i koji tip organizacije su se takva rešenja pokazala kao najbolja? Firme bi trebalo da utvrde svoje osobenosti i sličnosti sa rešenjima pozitivne poslovne prakse tj. koliko su ta rešenja slična/različita od njihovog načina poslovanja.

Nabavka softvera u skladu sa poslovnim procesima u jednoj firmi je ključni argument uspeha procesa implementacije poslovnog softvera. Ako sotver nije u skladu sa prethodno ustanovljenim poslovnim procedurama dolazi do problema i disonantnog tona celog poslovanja gde sa jedne strane imate procese koji su logični, a sa druge strane softver koji (zbog svoje logike) ne može da isprati procese. Ključna stvar je sinhronizovan redizajn poslovnih procesa i nabavka poslovnog softvera uz pažljivo prilagođavanje pozitivne prakse.

Stara izreka kaže da je svaki početak težak. Kada je u pitanju poslovni softver, kraja nema, a sredina je kamen spoticanja.

Koliko puta vam se desilo da implementirate poslovni softver u svojoj firmi i u početku sve radi odlično? Softver je kvalitetan, poslovni procesi su pokriveni, izveštaje dobijate na vreme i sve radi kao švajcarski sat. Odjednom: katastrofa! Ponovo ste na početku! Ništa ne funkcioniše, ponovo problemi, izveštaji kasne, poslovni procesi su izmakli kontroli. Ne sećate se više zašto ste uopšte uvodili softver kada sve radite ručno i opet počinjete da razmišljate o “novom” softveru, jer “stari” ništa ne valja.

Razlog za ovakvo stanje stvari je jednostavan: firma radi, raste, razvija se, poslovanje se proširuje novim poslovnim procesima, a softver je nekako u celom procesu ostao “u knjigovodstvu”, zaboravljen od svih i potpuno ispušten iz cele priče razvoja i širenja.

Često me pitaju: koliko traje implementacija poslovnog softvera? Zapravo nikad ne prestaje. Softver je “živa” stvar. Raste i razvija se zajedno sa vama.

Rešenje postoji i takođe je jednostavno: najbolji rezultati u promeni poslovnog softvera i redizajnu poslovnih procesa se ne postižu kao jednokratna operacija; ceo proces mora biti konstantno nadgledan i na sve izmene u poslovanju mora se pravovremeno reagovati (kako organizaciono, tako i “softverski”). Procena spremnosti kontinualnog poboljšanja procesa poslovanja kompanije svodi se na davanje odgovora na neka ood sledećih pitanja (nisu jedina):

Da li zaposleni imaju aktivnu ulogu u procesu implementacije poslovnog softvera i poslovnih procesa unutar firme? Da li zaposleni imaju aktivnu ulogu u identifikovanju i rešavanju problema? Kako je odnos firme prema novim idejama? Da li ih podržava, pomaže, ohrabruje ili ignoriše? Koliko je zapravo ceo tim motivisan da se aktivno uključi u gorepomenute procese? …

Problem je jasan. Da je softver bilo koji, a samim tim i poslovni, nešto što se jednom napravi i nikad više ne menja, danas bi svi i dalje koristili windows 3.11. Normalno je i potpuno prirodno, kao i sa svim drugim “živim” stvarima da se i softver vremenom unapređuje, dorađuje i prilagođava potrebama. Ono što je naročito bitno za poslovni softver je da se te i takve promene konstantno prate i implementiraju, a sve u cilju izbegavanja situacije pomenute u uvodu.

Na kraju, ljudi čine okosnicu svih pomenutih procesa i najvažnije u celoj priči jeste zainteresovanost i motivisanost svih aktivnih učesnika da se ti i takvi procesi realizuju i konstantno usavršavaju.

Na prvom mestu je škola. Ne kao dokaz da znate sve, nego jednostavno  ne smete sebi dozvoliti da vas odbace a da vas nisu videli. Znam da svi traže kandidate do 24 godine, sa završenim ETF-om i 5 godina iskustva u svim poznatim tehnologijama. Ali takođe znam da je praksa drugačija: Najbolji sa ETF-a ili PMF-a će dobiti vize pre nego diplome, a oni ostali će potražiti visko plaćene poslove u bankama, osiguranjima, vladi… Ovo ostavlja sve ostale firme otovrene za vas i vaš CV.  Ako se još dvoumite, pravac www.vets.edu.yu ili www.eposlovanje.org. "Inženjer"  zvuči više nego ok i vodi vas u drugi krug.  

Na drugom mestu su znanja koja ste stekli mimo škole, a imaju nekakve veze sa konkretnim poslom. Naravno da većinu ljudi koji budu čitali vaš CV neće zanimati da imate veštinu ronjenja iz izviđača. Ali ako se firma bavi opremom za ronjenje, to može da bude nešto što će prevagnuti u vašu korist. Takođe u poslednjih nekoliko godna se razvilo tržište sertifikata za razne softverske pakete  (n. pr. Microsoft), a iz pouzdanih izvora se saznaje da slične sertifikate pripremaju i neki domaći proizvođači softvera za svoje pakete.  Znate još neki jezik mimo engleskog?  Takve stvari su uvek plus u vašem CV-u.  

Imate li nešto na šta možete pokazati prstom? Adresar rađen u  nekom programskom jeziku? Postavili ste mrežu kod rođaka u firmi? Imate sajt? Preveli ste neki strani softverski alat na srpski?  Učestvujete u nekom open source projektu? To je treća stavka.  Ako su prve dve stavke odbrana da vas ne odbace, ovo može biti stvar zbog koje će neko hteti da vas vidi. Ovakvim stvarima pokazujete interesovanje i spremnost da aktivno učestvujete.

Odaću vam malu tajnu. Sve firme imaju svoje ustaljne poslovne procese. I jedino što traže od novih ljudi je da ih brzo razumeju, da ih ne kvare i da ih pamentno upotrebe. Probni rad je jedini pravi način da se proveri čovek, ali je zadatak ljudi koji razgovaraju sa kandidatima da izaberu najadekvatnije i eliminišu lošije kandidate.  Morate zadržati fokus na onome što se traži. Nemojte dozvoliti da se neke nevažne stvari iz CV-a protumače negativno.

Timski rad je peta i najvažnija stvar koja treba da se vidi u vašem CV-u. Ako bolje pogledate razred u školi, ili smer na fakultetu - to je jedna vrsta tima. Polaznici kursa su tim.  Projekti su delo tima. Fokus na zadatak je timska igra. Firma je tim. Uklopiti se u tim znači povećanje kreativne atmosvere u korist svih. Prvi red vašeg CV-a mora da znači ste spremni da u drasu ekipe istrčite na tržište.

Pre nekoliko dana smo o ovoj temi i pričali na sastanku. Dobri ljudi trebaju.  Ne menjajte kanal.  Kada bude zvaničan konkurs, obajviću detalje i ovde. Možda se i vidimo.

Originalni tekst je objavljen u februarskom broju časopisa PCWorld Mikro (članak pod naslovom Softver za upravljanje projektima - potreba ili luksuz)

Softver za upravljanje projektima – potreba ili luksuz?

Softver koji je od neprocenjive pomoći svuda gde se zahteva precizno planiranje poslovanja

Isplativost posla i praćenje realnih troškova poslovanja samo su deo osnovnih problema s kojima se suočava svako preduzeće u svom radu. Realizacija ne odgovara uvek napravljenom planu, ali ni svaki plan ne bude realizovan. Kako se u sve to uklapa softver? Ukratko rečeno, softver za upravljanje projektima je poslovni alat koji bi trebalo da omogući planiranje aktivnosti, upravljanje resursima, procenu troškova, praćenje realizacije projekta, poređenje realizacije s planom i kontrolu nad projektom. Softver za upravljanje projektima je alat opšte namene i pokriva različite oblasti poslovanja. Koristi se u arhitekturi i inženjerstvu, računovodstvu i pravnim službama, građevinarstvu, proizvodnji, softverskoj industriji i srodnim granama u kojima se poslovanje zasniva na realizaciji projekata.

Moduli i funkcionalnost

Moduli ovog specijalizovanog softvera grubo se mogu podeliti u tri osnovne kategorije: upravljanje ponudama i budžetom, upravljanje resursima i troškovima, i upravljanje finansijama i realizacijom. Svaki od nabrojanih modula mora da sadrži i odgovarajuće izveštaje.

Upravljanje ponudama podrazumeva mogućnost pripreme jedne ponude ili pak više njih za odgovarajući projekat, kao i čuvanje svih varijanti ponuda. Prilikom izrade ponude, softver bi trebalo da omogući uračunavanje svih planiranih troškova (ljudi, sredstva itd.), kao i unošenje procenta zarade ili planirane naplate. U ovome modulu je važna i mogućnost „pretvaranja“ prihvaćene ponude u projekat. Na osnovu prihvaćene ponude planira se budžet, koji ujedno predstavlja i finansijski plan realizacije projekta.

Planiranje resursa se svodi na procenu troškova angažovanja ljudi, sredstava, materijala i sl., i omogućava precizno izračunavanje ukupnih troškova projekta. Ovaj modul, u sprezi sa realizovanim troškovima, omogućuje neposredan uvid u valjanost plana projekta.

Upravljanje finansijama i realizacijom bi, osim unosa računa, troškova, bankarskih izvoda i ostalih računovodstvenih dokumenata koji se odnose na konkretan projekat, trebalo da omogući i upoređivanje planiranih i stvarnih troškova, kao i planirane i stvarne naplate. Ovo je ključni modul softvera za upravljanje projektima, jer pruža neposredan uvid u rezultate poslovanja firme.

Koliko neku firmu košta terenski komercijalista koji dnevno obiđe 25 maloprodajnih objekata, pređe 250 kilometara i dva sata razgovara telefonom? Koliko je košta organizovanje promotivnih aktivnosti? Može li softver pomoći u pronalaženju odgovora na ova i slična pitanja?

Tipovi softvera i tehnologija

Softver za upravljanje projektima može se podeliti na dva osnovna tipa. Prvi je klasičan Windows softver koji se instalira na jednom računaru ili na više računara, a drugi je na Webu zasnovana aplikacija koja se ne instalira već radi preko Interneta, pomoću čitača Weba. Najveća mana Windows softvera je što mu ne možete pristupiti kada se nalazite izvan lokalne računarske mreže, a njegova prednost je brzina rada. S druge strane, mana Web aplikacija je što one zavise od veze s Internetom. To znači da ako nema veze s Internetom, nema ni softvera. Pogodnost je što su Web aplikacije dostupne u svakom trenutku i svuda gde je omogućen pristup Internetu. Proizvođači zato teže integraciji ova dva rešenja, odnosno da lokalna i Web kopija podataka budu dostupne uvek i na svakome mestu.

Izveštavanje

Kvalitetni izveštaji su osnov za donošenje poslovnih odluka. Softver bi najpre trebalo da omogući osnovne izveštaje poput uporednih pregleda planiranih i realnih troškova, kao i očekivane i realne naplate po svakom projektu, a zatim i izveštaj zbirnog plana i realizacije na nivou firme. Ovi izveštaji su uobičajeno povezani s projektima, ali pored njih su neophodni i pregledi potraživanja, dugovanja, dospelih obaveza, angažovanja svakog resursa i sl.

Pored izrade izveštaja, bitna je i mogućnost njihovog izvoženja u najpopularnije poslovne aplikacije kao što je, primera radi, Microsoftov program za tabelarna izračunavanja Excel, u kome se oni mogu dodatno obrađivati ili grafički prikazivati.

Umesto zaključka

Kupovina namenskog softvera za upravljanje projektima je prirodan korak u razvoju jedne firme, tim pre što na tržištu danas postoji veliki broj komercijalnih i besplatnih programskih rešenja iz ove oblasti. Umesto zaključka, postavljamo pitanje: Da li vam je bitno da u svakome trenutku znate rezultate svog poslovanja?

Promena poslovnog softvera zahteva i promenu poslovnih procesa u kompaniji. Ova dva poteza su često povezana. Poslovni softver i mogućnosti poslovnog softvera umnogome definišu same poslovne procese u jednoj firmi. Zbog toga firme svoje poslovne procese počinju preispitivati i prilagođavati skoro u isto vreme kada počnu razmišljati o promeni poslovnog softvera.

U teoriji sve ovo deluje jednostavno. Unajme se konsultanti, pričaju se velike (i male) priče, procenjuju se mogućnosti, preporučuju se strategije, a sve u cilju svetlije i jednostavnije budućnosti uz mogućnosti novog poslovnog softvera koji za razliku od starog “sve može”.

Zašto ovakvi projekti propadaju iako su eksperti pozvani na lice mesta? Zašto budućnost nije tako svetla i jednostavna kao na početku priče? Zašto novi “bolji” softver ima iste probleme kao i stari “lošiji”? Da li je problem samo u softveru ili ima nešto i u ljudima? Da li je Gilb (Marfijef zakon) u pravu kada kaže da su kompjuteri nepouzdani ali da su ljudi još nepouzdaniji? Počnimo od početka.

Pogrešna motivacija. Ako vam neko savetuje da promenite svoj poslovni softver jer je “loš” (sa svim interpretacijama “lošosti”), poslušajte ga samo ako ste i sami dobro razmislili na istu temu. Motivacija za promenu mora da dođe unutar firme, a ne spolja. Zapravo, korisnici su jedini koji imaju pravi uvid u funkcionalnost postojećeg softvera. Svakodnevnim korišćenjem oni imaju uvid u prednosti i mane postojećeg poslovnog softvera kao trenutnog načina na koji se odvijaju poslovni procesi. Menadžment firme bi ideje i predloge za unapređenja i poboljšanja svakako trebalo da razmotri, a ako su valjani i da podrži. Utrošak vremena i energije na procenu valjanosti ovakvih predloga, svakako je manji od cene nabavke i implementacije novog poslovnog softvera. Novo je bolje - ne mora da važi u svetu poslovnog softvera. Menjajte poslovni softver ako i samo ako ste procenili da “nema gde dalje” sa starim softverom. Nedostatak vizije. Pitanje na koje treba da date odgvor je: šta želim da postignem promenom poslovnog softvera? Poslovni procesi se kreiraju sa određenom vizijom na umu (npr. poboljšanje kvaliteta usluge ili unapređenje odnosa sa kupcima) i ciljevima (smanjenje troškova, poboljšanje efikasnosti,…). Samo sa jasnom vizijom i ciljevima se kreće u poboljšanje poslovnih procesa. Nekada poboljšanje poslovnih procesa može značiti i promenu poslovnog softvera (jer se softver ne može prilagoditi novonastaloj situaciji), ali to nije pravilo. Pre svega treba razmotriti sledeće: Razvoj poslovne vizije i poslovnih ciljeva Prepoznavanje procesa koji su loši Razumevanje i ocena trenutnih poslovnih procesa “Brainstorming” i dizajn novi poslovnih pristupa Implementacija novih procesa. Promena poslovnog softvera (ako postojeći sistem ne može da isprati prethodne stavke)

Primetili ste da je promena poslovnog softvera poslednja stavka. Sve stavke pre promene softvera moraju biti jasno definisane. Ako bilo šta što je trebalo definisati odložite za kasnije, to što ste odložili pojaviće se u ključnom momentu i “zabiti vam nož u leđa” da se tako izrazim :). Bez jasne vizije, bilo koja implementacija bilo čega predstavlja, najblaže rečeno, mučenje.

Motivacija, vizija. Mislite o tome do sledećeg člankaP.S. Sve ovo gore napisano, može da se primeni i na mnoge druge stvari, a ne samo na softver.

Novi serijal na blogu počinje pod naslovom "Promena poslovnog softvera". Pokušaću da pronađem najčešće razloge za promenu poslovnog softvera kao i da odgovorim na često postavljano pitanje da li je problem u softveru ili u organizaciji firme ili je problem zapravo u oba?

Šta firme zapravo kupuju kada kupuju poslovni softver? Da li je problem u pogrešnoj motivaciji, nedostatku vizije ili jednostavno u lošem softveru. Na ova i slična pitanja, nadam se da ćemo, zajedno uspeti da odgovorimo.

Originalni tekst je objavljen u novembarskom broju časopisa PCWorld Mikro (članak pod naslovom NAV Express – poslovni paket za mala preduzeća)

Tekst prenosim u celosti zbog interesovanja za ovaj poslovni paket.

NAV Express - poslovni paket za mala preduzeća

Posle velikog broja uspešnih implementacija poslovnog paketa Microsoft Dynamics NAV (nekada Microsoft Business Solutions Navision) i analize potreba ovdašnjih korisnika iz domena malih i srednjih preduzeća, Microsoft je u saradnji sa svojim partnerima u Srbiji ponudio zaokruženo poslovno rešenje za mala preduzeća, prilagođeno njihovim potrebama i uslovima domaćeg tržišta. Potrudili smo se da ustanovimo koliko će paket Microsoft Dynamics NAV Express opravdati očekivanja i ostvariti san o poslovanju „pritiskom na dugme“ čak i u preduzećima s manje od 20 zaposlenih. S obzirom na to da se uobličavanju ovoga paketa pristupilo nedavno, očigledno je za vrlo kratko vreme obavljen veliki posao i sada su korisnicima na raspolaganju svi moduli potrebni za rad jednog preduzeća u Srbiji, u potpunosti prilagođeni našem zakonodavstvu. Rezultat ovoga projekta je poslovni softver koji odgovara potrebama ovdašnjih malih preduzeća, s unapred konfigurisanim modulima koji se uz minimalna podešavanja mogu prilagoditi različitim tipovima poslovanja. Uz NAV Express se dobija i iscrpno korisničko uputstvo u štampanom obliku, ali je u softver ugrađen i sistem pomoći preveden na srpski, dostupan pritiskom na taster F1. Isto tako, Microsoft je sa svojim partnerima pripremio i nekoliko specifičnih uputstava koja detaljnije obrađuju primenu NAV Expressa u određenim poslovnim procesima. NAV Express i u osnovnom obliku pokriva ukupno poslovanje malih preduzeća. Naravno, preciznija podešavanja u skladu s potrebama korisnika su neophodna za udobniji i kvalitetniji svakodnevni rad.

Poslovni procesi

Nabavka robe, praćenje zaliha, pripremanje ponuda kupcima, fakturisanje i naplata su operativni procesi koji se svakodnevno odvijaju u jednom preduzeću. Pored ovih standardnih procesa, u NAV Expressu je podržana i osnovna varijanta proizvodnje (koja obuhvata sastavnice), pokriveni su marketinški poslovi (prvenstveno upravljanje kontaktima), kao i računovodstveni deo u celini, od automatizovanog knjiženja do obračuna zarada i osnovnih sredstava. Svi dokumenti, podaci i procesi su međusobno povezani, tako da se podaci ne moraju dva puta unositi, niti ima potrebe za bilo kakvim prekucavanjem.

Navešćemo nekoliko primera koji to odlično ilustruju. Poznato je da ceo postupak nabavke robe mora biti detaljno „pokriven“ dokumentacijom, a njen obim čak i u manjim firmama može zadavati glavobolje. Pomoću NAV Expressa se u svakom trenutku mogu pregledati potrebne količine za naručivanje, bilo po zahtevima prodaje ili po nalozima iz proizvodnje, a omogućeno je i ručno pripremanje porudžbenica. Ukoliko se u programu prethodno napravi plan naručivanja, porudžbenice dobavljačima se mogu i potpuno automatski pripremati, a izvršavaće se kada stanje lagera određene robe ili sirovine padne ispod zadate granice.

Prodaja i marketing, kao iznimno važni poslovni procesi, maksimalno koriste prednosti međusobne povezanosti podataka u sistemu. Primera radi, prilikom pisanja fakture za određenog kupca mogu se učitati stavke iz bilo koje ponude, porudžbine ili nekog drugog povezanog dokumenta. Ako se proces fakturisanja odvija u fazama, u račun se mogu učitati artikli ili drugi resursi koji su u vezi samo sa određenom fazom posla. Maloprodaja i svi postupci njenog evidentiranja biće razrađeni u verziji NAVExpress +, u koju će potom certifikovani Microsoftovi partneri iz Srbije moći da integrišu svoja rešenja, od kojih se neka već koriste u maloprodajnim lancima širom zemlje.

Posebno interesantan deo marketinškog modula NAV Expressa jeste segment koji pokriva osnovnu CRM funkcionalnost (Customer Relationship Management, CRM – tu oblast smo detaljno razmatrali u oktobarskom broju časopisa Mikro PC World). Ovaj deo olakšava praćenje pojedinačnih klijenata, analizu njihovih narudžbina i potreba i, zahvaljujući podacima dobijenim tom analizom, proaktivno delovanje u prodaji. Ako u vidu imamo sve navedeno, kao i veliko iskustvo Microsofta u stvaranju osnovne verzije Dynamics NAV-a koje je pretočeno u NAV Express, nema mesta bojazni da bi mogli iskrsnuti problemi u odvijanju bilo kog poslovnog procesa u preduzeću.

Izveštavanje

Kvalitetno izveštavanje, koje prikazuje aktuelne i realne rezultate poslovanja, osnov je za dobro funkcionisanje preduzeća. Ako firma dobro radi ali nema kvalitetne izveštaje, može dobiti potpuno pogrešnu sliku o svom poslovanju. Jednostavnost dobijanja izveštaja je drugi parametar kvalitetnog izveštavanja, a NAV Express zadovoljava oba ova važna kriterijuma. Ovaj paket sadrži dovoljan broj kvalitetnih, unapred pripremljenih izveštaja, a postoji i mogućnost dodavanja specifičnih izveštaja. Od standardnih, izdvajamo izveštaje o prodaji, nabavci, prometu, dugovanjima i potraživanjima, a među specifičnim su izveštaji povezani s modulom za planiranje resursa (koji prikazuju stvarne i planirane troškove pojedinačnih poslova i sl.). Podrazumeva se da je skoro sve izveštaje moguće izvesti u Microsoft Excel i u tom programu ih dodatno obraditi i analizirati dobijene podatke. Kvalitetno i brzo izveštavanje omogućava potpun uvid u poslovanje preduzeća i jedan je od glavnih razloga za investiranje u ovakav paket.

Moduli i funkcionalnost

Skoro svi lokalizovani moduli „starijeg rođaka“ Dynamics NAV-a našli su se i u NAV Expressu. To podrazumeva ključne računovodstvene module s funkcijama specifičnim za našu zemlju, poput glavne knjige s kontnim planom i potrebnom analitikom, kao i module za obračun zarada, osnovna sredstva, evidenciju dugovanja i potraživanja i obračun PDV-a. Važan je i modul prodaje, koji obuhvata kompletnu evidenciju kupaca, cenovnike, popuste, fakturisanje i porudžbine, a u neposrednoj vezi s njim je i modul nabavke. Upravljanje zalihama je standardni deo ovog paketa i podrazumeva evidenciju artikala i njihovih lokacija, planiranje i vođenje zaliha, njihov obračun, kao i praćenje direktnih troškova nabavke, što može biti važno za preduzeća s više međusobno udaljenih ogranaka.

Moramo ponovo da naglasimo važnost postojanja CRM modula u osnovnom obliku, s obzirom na to da je omogućeno njegovo povezivanje s Microsoftovim Outlookom. Svi poslovni kontakti se iz Outlooka mogu učitati u NAV Express, a velika pogodnost je mogućnost sinhronizovanja ova dva programa – tako korisnici bilo koje od ove dve aplikacije uvek imaju ažuran spisak poslovnih partnera.

Po specifičnim opcijama izdvaja se modul za planiranje resursa. On omogućava definisanje i planiranje ukupnih troškova poslovanja. To znači da u svakom trenutku postoji mogućnost uvida u isplativost bilo kog poslovnog procesa u preduzeću, što može biti značajno i za prodaju i za proizvodnju. Isto tako, u ovome modulu se može definisati i budžet za obavljanje određenog posla i kasnije upoređivati predviđena sredstva sa stvarnim troškovima tog posla. Posebna pogodnost je mogućnost definisanja angažovanja svakog resursa i planiranje realizacije poslova u skladu s vremenskom raspoloživošću tih resursa.

Pored standardne ulazno-izlazne dokumentacije, potpuno su podržani i ostali tipovi dokumenata kao što su knjižna odobrenja, avansni računi i sl. U doglednoj budućnosti treba očekivati i integrisanje sa B2B (Business to Business) i B2C (Business to Customer) portalima, zasnovanim na Microsoftovim rešenjima ili projektima nezavisnih proizvođača, čime bi se zaokružili poslovni procesi u najvećem broju preduzeća u Srbiji.

Celovitost rešenja

Svi opisani moduli vrlo detaljno pokrivaju poslovne procese kojima su namenjeni. Upravo ta činjenica, kao i tesna povezanost svih modula, prava su snaga poslovnog rešenja Microsoft Dynamics NAV Express. Međutim, za NAV Express je karakteristično to što su skoro svi moduli unapred podešeni, tako da njihova primena ne zahteva ni veliki utrošak vremena i ostavlja prostor za precizno podešavanje celog sistema. Samim tim su i troškovi implementacije manji, pa je ovaj paket prihvatljiv i za preduzeća koja dosad nisu ni razmišljala o složenim i sveobuhvatnim poslovnim rešenjima. Osim povezanosti podataka u samom NAV Expressu, oni se mogu povezati i sa ostalim programima iz paketa Microsoft Office, a naročito je korisna pomenuta veza sa Outlookom u modulu Marketing.

Utisci korisnika

Imali smo priliku da čujemo i utiske jednog od prvih korisnika NAV Expressa. Nedavno osnovana firma DeployIT.ms iz Beograda se primarno bavi pružanjem usluga konsaltinga u domenu projektovanja i primene informacionih sistema zasnovanih na Microsoftovim tehnologijama. „Naš posao zahteva pravovremenu i tačnu reakciju na zahteve klijenata, a kako je njihov broj svakim danom sve veći, takva reakcija nije ni moguća bez odgovarajuće podrške u vidu namenskog softvera, kao što je CRM funkcionalnost Microsoft Dynamics NAV Expressa. Pomoću ovoga paketa, naši stručnjaci mogu u svakom trenutku da znaju sve relevantne podatke o klijentu za kojeg pripremaju uslugu. To znato doprinosi efikasnosti rada, a shodno tome i zadovoljstvu klijenata, što je presudno u poslu kao što je IT konsalting“, naglasio je Srđan Stošić, generalni direktor ovog preduzeća, i dodao: „Moderne komunikacije i uređaji Windows Mobile omogućavaju mi, i kad sam van kancelarije, da za samo nekoliko minuta uvidim šta je potrebno klijentu, da osmislim rešenje i da ga u najkraćem mogućem roku prosledim kolegama na terenu – i sve to bez dužeg prekidanja posla koji radim. Upravo se u ovakvim mogućnostima ogleda moć platforme kao što NAV Express, koja podiže produktivnost na viši nivo i pruža prostor za rast naše, zasad male kompanije.“

Cena i troškovi

Cena implementacije NAV Expressa zavisi od broja istovremenih korisnika za koje se plaća licenca. Ovaj poslovni paket se prodaje u verzijama za jednog, tri, pet, osam ili dvanaest istovremenih korisnika, pri čemu se cena po pojedinačnom korisniku snižava s povećavanjem njihovog ukupnog broja. Drugim rečima, NAV Express možete instalirati i koristiti na svim računarima u preduzeću, ali ste ograničeni maksimalnim brojem istovremenih korisnika, u zavisnosti od kupljenog paketa. Što se konkretnih iznosa tiče, paket za jednog korisnika košta 3.500 evra; za prosečnu implementaciju od pet istovremenih korisnika cena po jednom je 2.000 evra, dok je za maksimalnih 12 korisnika potrebno ukupno 18.000 evra. To nipošto nije mali izdatak, ali kad se uzme u obzir šta sve NAV Express nudi, cene zaista nisu previsoke, naročito ne za rešenje iza kojeg stoji najveći svetski proizvođač komercijalnog softvera. Troškovi implementacije su, zahvaljujući unapred definisanim modulima, manji od uobičajenih, a u cenu je uračunata i obuka zaposlenih za korišćenje NAV Expressa. Međutim, s obzirom na ciljno tržište, a to su mala preduzeća u Srbiji, cena od 2.000 evra za jednog korisnika, makar i sa uračunatih 120 radnih časova za implementaciju i obuku korisnika, pa i uz dodatne prednosti kao što su korisničko uputstvo i usluga održavanja softvera, možda i jeste visoka. Da li je naše tržište zrelo za rešenje kao što je Microsoft Dynamics NAV Express uskoro ćemo saznati.

Korisna adresa: www.microsoft.com/scg/businesssolutions/navexpress/default.mspx.

Procena ukupnih troškova instaliranja, korišćenja i održavanja softvera (eng. skr. TCO - Total Cost of Ownership) je jako bitna za analizu poslovnog softvera. Napomena: Kvalitetna TCO analiza zna da potraje, zasniva se na pretpostavkama i ne može biti 100% precizna. Ipak, neke od sledećih stvari bi svakako trebalo da imate na umu prilikom procene TCO trenutnog softvera .

1. Problem. Troškovi softvera. Teško je prepoznati i proceniti prave troškove softvera. Troškovi softvera uključuju cenu pojedinačnih modula (ako se softver tako prodaje), cenu licenci (po korisniku ili računaru) kao i cenu dodatnog softvera (ako je takav softver potreban).

Rešenje. Proizvođači softvera nude različite cenovne modele za softver. Cena može biti bazirana na količini kupljenih modula, broju licenci, korisnika, istovremenih korisnika, transakcija, visini prihoda, platformi ili nekom drugom atributu. Treba detaljno ispitati sve moguće kombinacije cena za određeno softversko rešenje i izabrati odgovarajući model.

U analizu bi, takođe, uračunati i cenu dodatnog softvera ako je takav softver neophodan za pravilno funkcionisanje celog sistema (npr. licence za baze podataka, cena operativnog sistema, cene dodatnih pomoćnih programa i sl.).

2. Problem. Trošak implementacije je teško proceniti i ponekad nekoliko puta premašuje cenu samog softvera! Treba platiti eksterne troškove implementacije (angažovanje konsultanata, programera,…) i to je jasno, ali treba pokriti i interne troškove kao što su vreme utrošeno na obuku, vreme angažovanja zaposlenih na unosu podataka i sl. Firme moraju prepoznati sve komponenete implementacije i odlučiti koja sredstva su obavezna za svaku od faza implementacije.

Rešenje. Proračun troškova implementacije bi svakako trebalo da uključi i sledeće stavke:

Instalacija softvera. Fizička instalacija softvera na računare. Faktori koje treba uzeti u obzir su ko će uraditi instalaciju, na kojim lokacijama će softver biti instaliran, ukupan broj korisnika softvera kao i broj modula. Podešavanje i prilagođavanje. Ova komponenta uključuje podešavanje i prilagođavanje poslovnog softvera specifičnim potrebama organizacije. Primeri specifičnih zadataka uključuju i podešavanje kontnog plana, podešavanja elemenata kupaca, dobavljača i ostalih poslovnih partnera, podešavanja izgleda dokumenata i ostala podešavanja specifična ili za oblast poslovanja ili za firmu. Obuka. Obuka je neophodna za sve korisnike u firmi: tehničko, operativno, upravno. Faktori koje ovde treba uzeti u obzir su: ko će biti na obuci, ko će obučavati, gde će obuka biti organizovana, čemu će se obučavati kao i kada i dokle će se obuka odvijati. Konverzija podataka. Koji podaci iz postojećeg sistema će biti prebačeni u novi sistem i analiza koji podaci uopšte mogu biti prebačeni u novi sistem. Dokumentacija. Izrada interne dokumentacije koja opisuje procedure upotrebe sistema, procedure toka dokumentacije i ostale kritične procese. Dokumentacijom bi trebalo pokriti sve poslovne procese vezane za sam poslovni softver kao i procese vezane za pravilno funkcionisanje celog sistema.

3.Problem. Troškovi hardvera. Procena minimalnih i preporučenih hardverskih zahteva za pravilno funkcionisanje sistema.

Rešenje. Da li je trenutni hardver zastareo ili prevaziđen? Da li je pouzdan?Koliko bi koštala nadogradnja ili zamena ako postojeći hardver ne zadovoljava minimalne zahteve za ispravno funkcionisanje sistema? Da li je komunikaciona ili mrežna infrastruktura kompletna kroz sva odeljenja u firmi i koliki nivo povezanosti je potreban? Da li je možda mrežna infrastruktura zastarela? I da li je pouzdana? Ova i slična pitanja je neophodno postaviti prilikom procene troškova hardvera.

4.Problem. Troškovi održavanja i podrške. Firme se susreću sa značajnim povećanjem troškova održavanja i podrške tokom korišćenja softvera. Često je održavanje skuplje nego sam softver.

Rešenje. Različiti proizvođači softvera, različito naplaćuju održavanje i podršku. Proizvođači softvera održavanje najčešće naplaćuju na jedan od ovih načina: periodično (mesečno, godišnje,…) u fiksnom iznosu nezavisno od angažovanja, zatim po angažovanju izraženom u satima ili danima bez fiksnog iznosa, ili kombinacijom oba pomenuta metoda, gde je jedan deo fiksni, a drugi varira u zavisnosti od utrošenog vremena i komplikovanosti posla. Jako je bitno precizno i detaljno dogovoriti uslove saradnje da bi se kasnije izbegli tzv. “skriveni troškovi“.

5. Problem. Operativni troškovi predstavljaju troškove poslova održavanja celog sistema u punoj funkcionalnosti na dnevnom nivou. Iako “sve radi” može se desiti da u kritičnom trenutku nemate prave podatke za donošenje bitne poslovne odluke jer je “sistem pao“. Skoro sam siguran da smo svi bar jednom bili u ovakvoj ili sličnoj situaciji.

Rešenje. Procena operativnih troškova bi trebalo da sadrži neke ili sve od navedenih stavki:

Potrošni materijal. Potrošni materijal neophodan za svakodnevni rad (npr. papir, toner, delovi za računare, prazni diskovi za bekap,…). Bekap. Plate i nadnice koje se plaćaju pojedincima odgovornim za pravljenje dnevnog, nedeljnog, mesečnog bekapa. O značaju bekapa je suvišno govoriti. Održavanje. Praćenje rada celog sistema, preventivno održavanje, , fino podešavanje sistema kao i servisiranje u slučaju kvarova. Odnosi se i na hardver i na softver. Nove verzije. Instaliranje, dokumentovanje, testiranje i obuka povodom nadogradnje sistema i instalacije novih verzija softvera. Ove operacije zahtevaju određeno vreme i utiču na rad cele firme. Ovim člankom završavam serijal “Proceni poslovni softver”. Integralna verzija ovog serijala, kao i prethodnog “Najčešće grešeke pri izboru poslovnog softvera” naći će se i na sajtu www.poslovnisoftver.net koji ako sve bude kako treba startuje sa radom sredinom decembra.

Originalni tekst je objavljen u oktobarskom broju časopisa PCWorld Mikro (članak pod naslovom CRM - kupac u centru pažnje)

Ovde prenosim samo deo teksta ostatak možete pročitati na gorepomenutoj lokaciji.

Da li je moguće napraviti poslovni softver koji će simulirati ceo proces kupovine koji se odvija u realnom životu? Moguće je, a odgovor je CRM (eng. Customer Relationship Management) softver, namenjen upravljanju najvažnijem resursu firme – kupcima.

Pogled unazad

Dok se prodaja obavljala u lokalnoj radnji, nije ni bilo problema sa izgradnjom poverenja između kupca i prodavca. Prodavac je najčešće bio neko iz susedstva, dobro smo ga poznavali i u njega smo imali poverenja. Kako je tržište raslo, prilike su se menjale i trebalo je osmisliti drugačiji pristup uspostavljanja poverenja između kupca i prodavca. S razvojem elektronske trgovine, poverenje je postalo najvažnije pitanje, jer tu ima malo ili nimalo ljudskog kontakta.

Definicija

CRM je, pre svega, metodologija i strategija poslovanja okrenutog kupcu, a tek onda softverska i Internet podrška firmama za efikasno upravljanje prodajom. CRM pokriva interakciju s potencijalnim i stalnim kupcima, dobavljačima i partnerima. To je poslovna strategija u kojoj je kupac – pre nego proizvod – u središtu poslovanja. CRM zato ne treba ni posmatrati samo kao tehnologiju već kao način poslovanja okrenut ka kupcu koji obezbeđuje konkurentnu prednost. Potreba za CRM softverom je uveliko motivisana činjenicom da je lojalnost kupaca presudno važna. Jednostavno rečeno, kupci su sve zahtevniji i pažljivo biraju firmu kojoj će ukazati svoje poverenje. Ono što se nekada smatralo odličnom uslugom sada je osnova za personalizovanu uslugu koju kupci očekuju. CRM softver je osmišljen upravo tako da pomogne organizacijama u takmičenju za efikasnije privlačenje pažnje potencijalnih kupaca, vodeći ih kroz proces zaključenja prodaje i zadržavanja u budućnosti (tzv. prodaja posle prodaje).

Ključ za uspešan CRM projekat….

Ako poslovni softver ne obezbeđuje kompletnu funkcionalnost, firme se uglavnom odlučuju za nabavku dodatnih programa koji obezbeđuju dodatnu funkcionalnost. Integracija takvih različitih rešenja je uvek izazov za firmu. Ovde ću se osvrnuti na najčešće probleme u radu ovakvih rešenja a koji prouzokuju preispitivanje i promenu postojećih poslovnih informacionih sistema.

1. Problem: Računovodstvo, ljudski resursi, veleprodaja koriste različite programe. Svaki od ovih programa zahteva posebno održavanje i podršku. Različiti programi, isti proizvođač - manji problem. Različiti programi, različiti proizvođači - veći problem. Ovakvi sistemi najčešće nisu dovoljno otvoreni i samim tim se teže integrišu jedan sa drugim. Rezultat je neefikasnost, redudansa u obradi i smeštanju podataka.

Rešenje. Poslovni softver na istoj platformi. Ovakvi sistemi su otvoreniji i lakše se integrišu. Ovakva integracija umanjuje višestruki unos podataka. Kako industrija poslovnog softvera postaje sve standardizovanija po pitanju platformi i tehnologije tako će sve lakše proizvođačima, kao i korisnicima, poslovnog softvera biti da naprave rešenja koja se jednostavno i lako integrišu.

2. Problem: Ručni unos podataka u različite programe. Ovakav način rada, sem što odnosi vreme, je neefikasan i komplikovan, a može dovesti i do grešaka prilikom unosa.

Rešenje. Više modula sa potrebnim funkcijama. Poslovni softver danas uglavnom nudi veći broj modula kao i veću povezanost unutar različitih modula.

3. Problem: Održavanje različitih programa. Ovaj problem prirodno sledi iz prethodnih. Održavati različite programe (različitih ili istih, svejedno) proizvođača zahteva dosta vremena i truda, ali i znanja radi kasnijeg spajanja svih tako unesenih podataka radi dobijanja potrebnih izveštaja. Ovde na scenu stupa neki od programa za tabelarne kalkulacije (eng. spreadsheet, npr. Excel) koji doprinose još većem haosu i dodatnom dupliranju podataka.

Rešenje. Bolja integracija, kompletnije rešenje. Naravno, da je ovo rešenje, ali treba biti oprezan. Ne treba preterivati sa opcijama kao ni sa kompleksnošću samog rešenja.

4. Problem: “Najbolje iz prakse” ili ERP rešenje. Prilikom nabavke poslovnog softvera firme se često odlučuju za nabavku onog rešenja koje se pokazalo kao najbolje u određenoj oblasti. Ovaj način izbora poslovnog softvera je popularan, ali može napraviti probleme prilikom kasnije upotrebe. Ako su ovako izabrani programi previše različiti (različite platforme, tehnologija i sl.) veliki problem predstavlja integracija (povezivanje) ovakvih programa radi dobijanja određenih potrebnih izveštaja.

Rešenje. “Postoje dve struje”. Rešenja tipa “najbolje iz prakse” obezbeđuju specifična rešenja i detaljnu funkcionalnost za određenu oblast poslovanja. Svaka nova oblast zahteva novo rešenje koje se pokazalo kao najbolje. Integracija svih tih rešenja može predstavljati problem. Sa druge strane, ERP rešenja uglavnom imaju potrebne specifične module, ali sa nedovoljnom funkcionalnošću. Prednost je što je sve već integrisano. Obe ove “struje” imaju svoje prednosti i mane, a firma bi trebalo da proceni koje rešenje je bolje na osnovu sopstvenih specifičnosti. To je uvek kompromis. Ono što se dobije na detaljima izgubi se na integraciji i obrnuto.

Sledeći članak: Ukupna troškovi posedovanja (instaliranja, korišćenja, održavanja,..) softvera (eng. Total Cost of Ownership)

Originalni tekst je objavljen u septembarskom broju časopisa PCWorld Mikro (članak pod naslovom U potrazi za odgovarajućim poslovnim rešenjem).

Ovde prenosim samo deo teksta ostatak možete pročitati na gorepomenutoj lokaciji.

U potrazi za odgovarajućim poslovnim rešenjem

Industrija poslovnog softvera se neprestano menja i razvija - ono što se danas smatra naprednim, sutra je već zastarelo. Danas je zato veliki izazov prepoznati i razlikovati potrošačku pomamu i realnost. Kako čete prepoznati poslovni softver primeren vašem načinu poslovanja?

Poslovni softver je kičma svake organizacije.

Proizvođači softvera za kompanijsko planiranje resursa (eng. Enterprise Resource Planning, ERP) nude različite skupove modula, koji objedinjuju niz specijalizovanih funkcija. Ti moduli i funkcije treba da omoguće efikasno upravljanje, praćenje i unapređenje poslovnih procesa unutar jedne organizacije, a oni su po pravilu različiti u različitim oblastima rada. Preduzeće koje se bavi preradom mesa pred poslovni softver postavlja drugačije zahteve od firme koja prodaje računarsku opremu. Ipak, postoje poslovni procesi koji se odvijaju u svakoj organizaciji, nezavisno od područja delovanja. Takve zajedničke procese poslovni softver mora da podrži, a s druge strane, mora da bude dovoljno fleksibilan da bi se prilagodio specifičnoj grani industrije. Pošto softver u velikoj meri i definiše poslovne procese - često se poslovni procesi prilagođavaju softveru i obrnuto - vrlo je važno napraviti dobar izbor.

Do skorog čitanja,

Miodrag Ranisavljević

U prethodnom članku pisao sam o problemima koji se mogu javiti u firmama u vezi sa poslovnim procesima, kao i nekim od načina za njihovo prevazilaženje. U ovom članku ću pisati o poslovnom softveru, modulima i funkcijama unutar tih modula koji pomažu praćenju poslovnih procesa, kao i mogućim problemima koji se tu javljaju.

Svaki proizvođač poslovnog softvera nudi specifičan i različit set modula i funkcija u okviru tih modula. Ako je poslovni softver ograničen funkcionalno u okviru ponuđenih modula, korisnici su neefikasni u obavljanju svojih svakodnevnih poslova. Finansijski poslovni softver koji se nudi na našem tržištu nudi širi opseg modula kao i dublju funkcionalnost unutar tih modula. Poslovni softver se, takođe, lakše prilagođava potrebama svakog pojedinačnog korisnika bez posebnih dorada ili nadogradnji. Neki od tipičnih problema sa kojima se susreću korisnici  su navedeni u sledećim primerima.

1. Problem. Poslovni softver ne obezbeđuje sve potrebne module. Često se dešava da poslovni softver ne poseduje sve module (veleprodaja, maloprodaja, proizvodnja,…), koji su potrebni za obavljanje i praćenje svakodnevnih poslovnih procesa.

Rešenje. Softver koji “raste” sa vama. Danas se poslovni softver uglavnom reklamira kao ERP  (eng. Enterprise Resource Planning) rešenje i teži se ponudi kompletnog seta modula i pune funkcionalnosti unutar tih modula. Pored standardnih modula kao što su veleprodaja, maloprodaja, glavna knjiga i sl. teži se ponudi i nekih “nestandardnih” kao što su modul za upravljanje odnosima sa kupcima, terenska prodaja, web integracija i sl. Naravno, nikada nećete dobiti sve što vam treba, ali svakako prednost ima softver koji se lakše prilagođava potrebama korisnika.

2. Problem. Ograničena ili delimična funckionalnost unutar modula. Ranije su dobavljači i proizvođači poslovnog softvera nudili samo osnovne module (ulazni i izlazni računi, narudžbenice i sl.) sa osnovnom funkcionalnošću unutar tih modula. Ovo ograničenje umanjuje detaljnost informacija koje se mogu dobiti ili nedovoljnu pokrivnenost poslovnih procesa koji se odvijaju u firmi.

Rešenje. Veća funkcionalnost unutar svakog modula. Danas, proizvođači i dobavljači poslovnog softver teže kompletnijoj funkcionalnosti u okviru svakog modula. Na kraju ovog serijala, pokušaću da napravim listu osnovnih modula i funkcionalnosti koju bi, po mom mišljenju, kvalitetan poslovni softver trebalo da poseduje.

3. Problem. Poslovni softver teško prati promene u poslovanju.  Tržište se menja i svaka firma se neophodno prilagođava uslovima tržišta. Promene u načinu poslovanju su neophodne da bi se opstalo na tržištu. Promene mogu nastati u organizacionoj strukturi, poslovnom modelu i sl. Krut poslovni softver ne može se lako menjati tako da prati korak sa ovim promena u poslovanju.

Rešenje. Fleksibilan softver.  Tehnologija aktuelnog poslovnog softvera trebalo bi da nudi veću fleksibilnost u usvajajnju promena u poslovnom modelu sa minimalnim opterećenjem na organizaciju i zaposlene. Primer ovakvog zahteva je bila promena strukture konta pri prelasku na medjunarodni računovodstveni standard (MRS). Tekođe, jednostavna reorganizacija koja uključuje premeštanje jednog odeljenja u novi sektor postaje, uz fleksibilan softver, jednostavna drag and drop operacija, pre nego komplikovana�