Planeta Srbija

Sat koji pokazuje dubinu do 5 kilometara! Super! Nadmorsku visinu? Super! Štoperica, merenje kalorija, otkucaja srca, merenje ritma koraka… Fenomenalno! Kako bi jedan moj prijatelj rekao: Želim to! Doduše, ne bavim se ronjenjem, planinarenjem, slabo trčim, kalorije sagorevam i bez sata, a ritam srca i ritam koraka već se nekako sami usaglašavaju…

Uvek kada kupujem nešto imam nerealno visoke potrebe i sklon sam preterivanju. Sve mi treba. Zato obično ne kupim ništa ili kupim previše i nikad ne koristim (englezi imaju dobar izraz: overbuy!).

Slično je i sa firmama.

Veliki broj firmi ima tendenciju da pretera u definisanju sopstvenih potreba! “Gladne oči” zbog toga izazivaju gubitak jasnoće i usredsređenosti, a koji su suštinski kriterijumi za pravilan izbor.

Spisak zahteva i potreba ne treba da bude prevelik. Svega nekoliko strana. Svakako će se spisak povećavati kasnije, ali u startu treba biti usredsređen na suštinske stvari. Suštinske stvari su, u ovom slučaju, nedvosmislene, jedninstvene i jasno definisane potrebe koje pokazuju zašto neki program bolje “pokriva” poslovne procese u Vašoj firmi. Takođe, pravilno definisanje potreba Vam pomaže da izbegnete softver koji ima previše opcija ili softver kojem nedostaju ključne opcije koje su neophodne za Vaš posao.

Na primer, ako se baviti prodajom rezervnih delova (bilo kojih), kao i servisiranjem istih, neophodna opcija je praćenje serijskih brojeva radi lakšeg utvrđivanja datuma kupovine, isteka garancije i sl. Softver koji ima sve ostalo, a nema ovu opciju, definitivno nije softver za Vas. Naravno, ukoliko ste pravilno definisali svoje potrebe i ovu opciju stavili u spisak, automatski ste sebi uštedeli dosta vremena, jer nema potrebe gledati softverske pakete koji ovu opciju nemaju.

Naravno, pri analizi sopstvenih potreba možete krenuti i obrnutim redosledom, tako što ćete prvo napraviti spisak onoga što Vam nikada neće trebati, ali jedno je sigurno: realna, fokusirana i jasna analiza i definicija sopstvenih potreba je ključna stvar koju je neophodno uraditi prilikom izbora poslovnog softvera.

Izreka „od viška glava ne boli“ je prisutna i prilikom izbora poslovnog softvera, ali ona je u ovom slučaju potpuno pogrešna. Uzmimo, na primer, tekst procesor. Većini ljudi bi za svakodnevni rad bio dovoljan i Microsoft Works, ali većina opet koristi Word. Ljudi jednostavno vole mogućnosti, dugmiće, sličice i “ukrase” iako ih verovatno nikada neće koristiti. Ovo je možda (mada čisto sumnjam) u redu kada kupujete Office pakete jer nemate mnogo izbora (MS Office je praktično jedini izbor), ali ovakve odluke često predstavljaju breme i nepotrebno traćenje sopstvenih IT resursa i samog potencijala poslovnog softvera. Kao kada kupite Ferrari da biste išli do samoposluge na uglu, lepo ali bespotrebno. Takav softver ima previše opcija koje Vas usporavaju i opterećuju u svakodnevnom radu, a većinu tih opcija nikada nećete upotrebiti.

Sam problem, naravno, ne leži samo u postojanju previše opcija koje ne koristite, već i u nepotrebnom traćenju sopstvenog ljudskog potencijala i vremena. A vreme je novac, to već i vrapci znaju!

Zato je jako bitno da prilikom izbora i kupovine poslovnog softvera sagledate i ovaj problem koji se svodi na kupovinu softvera koji sopstvenim snagama (unutrašnji resursi) možete adekvatno održavati.

Ovo je definitivno greška broj jedan prilikom izbora poslovnog softvera. Šta je to toliko kobno u vezi sa ovom greškom? Kao prvo, pretpostavljamo da „svi“ umeju da donesu dobru odluku pri izboru. Kao drugo, zanemarujemo izuzetno važne stavke kao što su: kako je doneta odluka pri izboru softera, koji su bili kriterijumi pri izboru i koliko softver zapravo odgovara njihovim potrebama. Takođe, ne uzimamo u razmatranje osobenosti našeg načina poslovanja, naših specifičnih zahteva i razlika.

Uzmimo kao ilustraciju dve firme iste delatnosti, ali sa određenim razlikama:

Firma A Firma B Startup kompanija/Nova firma Razvijena kompanija/Stara firma Fleksibilna poslovna politika Uspešne procedure poslovanja Do sada koristili DOS Do sada koristili Mainframe Želi gotovo rešenje Želi specifična rešenja Planira e-commerce Ne planira e-commerce 40% prodaje je van zemlje 100% prodaje u zemlji Jedan magacin Više magacina u različitim gradovima Finansije nategnute Finasije stabilne Open source rešenja Closed source rešenja Web orijentisana kompanija Web je ne zanima Pretežna delatnost: usluge Pretežna delatnost: roba … …

Kao što se vidi lista može da ide u nedogled.

Kako firma vidi sebe i svet oko sebe direktno utiče i na viđenje softvera. Ono što firma A vidi kao kompleksno i glomazno, firma B vidi kao fleksibilno i bogato opcijama. Opcije i način rada određenog softvera za jednu firmu predstavlja rešenje svih problema, dok je za drugu to tek uvod u probleme. Ono što SAP nudi velikim firmama potpuno je neupotrebljivo za mala i srednja preduzeća. Čak i za većinu velikih (onako kako mi doživljavamo velike firme) SAP je preglomazan, krut i zahteva stroge radne procedure, koje većina firmi nema. Svakako je lepo kada imate kolege sa kojima možete diskutovati o softverskim problemima. Lepo je i što na neki način imate i “besplatnu” podršku od njih. Ipak, ako vaši komercijalisti umesto da prodaju troše vreme pokušavajući da se “samoobuče” uz pomoć kolega iz srodnih firmi, onda to za vas ispada mnogo skuplje i neisplativije, nego da ste platili jednostavniji program za koji ne treba toliko obuke.Sigurno je da treba imati u vidu šta druge firme koriste, ali ipak softver treba kupovati isključivo prema sopstvenim potrebama.