Procena ukupnih troškova instaliranja, korišćenja i održavanja softvera (eng. skr. TCO - Total Cost of Ownership) je jako bitna za analizu poslovnog softvera. Napomena: Kvalitetna TCO analiza zna da potraje, zasniva se na pretpostavkama i ne može biti 100% precizna. Ipak, neke od sledećih stvari bi svakako trebalo da imate na umu prilikom procene TCO trenutnog softvera .
1. Problem. Troškovi softvera. Teško je prepoznati i proceniti prave troškove softvera. Troškovi softvera uključuju cenu pojedinačnih modula (ako se softver tako prodaje), cenu licenci (po korisniku ili računaru) kao i cenu dodatnog softvera (ako je takav softver potreban).
Rešenje. Proizvođači softvera nude različite cenovne modele za softver. Cena može biti bazirana na količini kupljenih modula, broju licenci, korisnika, istovremenih korisnika, transakcija, visini prihoda, platformi ili nekom drugom atributu. Treba detaljno ispitati sve moguće kombinacije cena za određeno softversko rešenje i izabrati odgovarajući model.
U analizu bi, takođe, uračunati i cenu dodatnog softvera ako je takav softver neophodan za pravilno funkcionisanje celog sistema (npr. licence za baze podataka, cena operativnog sistema, cene dodatnih pomoćnih programa i sl.).
2. Problem. Trošak implementacije je teško proceniti i ponekad nekoliko puta premašuje cenu samog softvera! Treba platiti eksterne troškove implementacije (angažovanje konsultanata, programera,…) i to je jasno, ali treba pokriti i interne troškove kao što su vreme utrošeno na obuku, vreme angažovanja zaposlenih na unosu podataka i sl. Firme moraju prepoznati sve komponenete implementacije i odlučiti koja sredstva su obavezna za svaku od faza implementacije.
Rešenje. Proračun troškova implementacije bi svakako trebalo da uključi i sledeće stavke:
Instalacija softvera. Fizička instalacija softvera na računare. Faktori koje treba uzeti u obzir su ko će uraditi instalaciju, na kojim lokacijama će softver biti instaliran, ukupan broj korisnika softvera kao i broj modula.
Podešavanje i prilagođavanje. Ova komponenta uključuje podešavanje i prilagođavanje poslovnog softvera specifičnim potrebama organizacije. Primeri specifičnih zadataka uključuju i podešavanje kontnog plana, podešavanja elemenata kupaca, dobavljača i ostalih poslovnih partnera, podešavanja izgleda dokumenata i ostala podešavanja specifična ili za oblast poslovanja ili za firmu.
Obuka. Obuka je neophodna za sve korisnike u firmi: tehničko, operativno, upravno. Faktori koje ovde treba uzeti u obzir su: ko će biti na obuci, ko će obučavati, gde će obuka biti organizovana, čemu će se obučavati kao i kada i dokle će se obuka odvijati.
Konverzija podataka. Koji podaci iz postojećeg sistema će biti prebačeni u novi sistem i analiza koji podaci uopšte mogu biti prebačeni u novi sistem.
Dokumentacija. Izrada interne dokumentacije koja opisuje procedure upotrebe sistema, procedure toka dokumentacije i ostale kritične procese. Dokumentacijom bi trebalo pokriti sve poslovne procese vezane za sam poslovni softver kao i procese vezane za pravilno funkcionisanje celog sistema.
3.Problem. Troškovi hardvera. Procena minimalnih i preporučenih hardverskih zahteva za pravilno funkcionisanje sistema.
Rešenje. Da li je trenutni hardver zastareo ili prevaziđen? Da li je pouzdan?Koliko bi koštala nadogradnja ili zamena ako postojeći hardver ne zadovoljava minimalne zahteve za ispravno funkcionisanje sistema? Da li je komunikaciona ili mrežna infrastruktura kompletna kroz sva odeljenja u firmi i koliki nivo povezanosti je potreban? Da li je možda mrežna infrastruktura zastarela? I da li je pouzdana? Ova i slična pitanja je neophodno postaviti prilikom procene troškova hardvera.
4.Problem. Troškovi održavanja i podrške. Firme se susreću sa značajnim povećanjem troškova održavanja i podrške tokom korišćenja softvera. Često je održavanje skuplje nego sam softver.
Rešenje. Različiti proizvođači softvera, različito naplaćuju održavanje i podršku. Proizvođači softvera održavanje najčešće naplaćuju na jedan od ovih načina: periodično (mesečno, godišnje,…) u fiksnom iznosu nezavisno od angažovanja, zatim po angažovanju izraženom u satima ili danima bez fiksnog iznosa, ili kombinacijom oba pomenuta metoda, gde je jedan deo fiksni, a drugi varira u zavisnosti od utrošenog vremena i komplikovanosti posla. Jako je bitno precizno i detaljno dogovoriti uslove saradnje da bi se kasnije izbegli tzv. “skriveni troškovi“.
5. Problem. Operativni troškovi predstavljaju troškove poslova održavanja celog sistema u punoj funkcionalnosti na dnevnom nivou. Iako “sve radi” može se desiti da u kritičnom trenutku nemate prave podatke za donošenje bitne poslovne odluke jer je “sistem pao“. Skoro sam siguran da smo svi bar jednom bili u ovakvoj ili sličnoj situaciji.
Rešenje. Procena operativnih troškova bi trebalo da sadrži neke ili sve od navedenih stavki:
Potrošni materijal. Potrošni materijal neophodan za svakodnevni rad (npr. papir, toner, delovi za računare, prazni diskovi za bekap,…).
Bekap. Plate i nadnice koje se plaćaju pojedincima odgovornim za pravljenje dnevnog, nedeljnog, mesečnog bekapa. O značaju bekapa je suvišno govoriti.
Održavanje. Praćenje rada celog sistema, preventivno održavanje, , fino podešavanje sistema kao i servisiranje u slučaju kvarova. Odnosi se i na hardver i na softver.
Nove verzije. Instaliranje, dokumentovanje, testiranje i obuka povodom nadogradnje sistema i instalacije novih verzija softvera. Ove operacije zahtevaju određeno vreme i utiču na rad cele firme.
Ovim člankom završavam serijal “Proceni poslovni softver”. Integralna verzija ovog serijala, kao i prethodnog
“Najčešće grešeke pri izboru poslovnog softvera” naći će se i na sajtu
www.poslovnisoftver.net koji ako sve bude kako treba startuje sa radom sredinom decembra.
