Planeta Srbija

Stara izreka kaže da je svaki početak težak. Kada je u pitanju poslovni softver, kraja nema, a sredina je kamen spoticanja.

Koliko puta vam se desilo da implementirate poslovni softver u svojoj firmi i u početku sve radi odlično? Softver je kvalitetan, poslovni procesi su pokriveni, izveštaje dobijate na vreme i sve radi kao švajcarski sat. Odjednom: katastrofa! Ponovo ste na početku! Ništa ne funkcioniše, ponovo problemi, izveštaji kasne, poslovni procesi su izmakli kontroli. Ne sećate se više zašto ste uopšte uvodili softver kada sve radite ručno i opet počinjete da razmišljate o “novom” softveru, jer “stari” ništa ne valja.

Razlog za ovakvo stanje stvari je jednostavan: firma radi, raste, razvija se, poslovanje se proširuje novim poslovnim procesima, a softver je nekako u celom procesu ostao “u knjigovodstvu”, zaboravljen od svih i potpuno ispušten iz cele priče razvoja i širenja.

Često me pitaju: koliko traje implementacija poslovnog softvera? Zapravo nikad ne prestaje. Softver je “živa” stvar. Raste i razvija se zajedno sa vama.

Rešenje postoji i takođe je jednostavno: najbolji rezultati u promeni poslovnog softvera i redizajnu poslovnih procesa se ne postižu kao jednokratna operacija; ceo proces mora biti konstantno nadgledan i na sve izmene u poslovanju mora se pravovremeno reagovati (kako organizaciono, tako i “softverski”). Procena spremnosti kontinualnog poboljšanja procesa poslovanja kompanije svodi se na davanje odgovora na neka ood sledećih pitanja (nisu jedina):

Da li zaposleni imaju aktivnu ulogu u procesu implementacije poslovnog softvera i poslovnih procesa unutar firme? Da li zaposleni imaju aktivnu ulogu u identifikovanju i rešavanju problema? Kako je odnos firme prema novim idejama? Da li ih podržava, pomaže, ohrabruje ili ignoriše? Koliko je zapravo ceo tim motivisan da se aktivno uključi u gorepomenute procese? …

Problem je jasan. Da je softver bilo koji, a samim tim i poslovni, nešto što se jednom napravi i nikad više ne menja, danas bi svi i dalje koristili windows 3.11. Normalno je i potpuno prirodno, kao i sa svim drugim “živim” stvarima da se i softver vremenom unapređuje, dorađuje i prilagođava potrebama. Ono što je naročito bitno za poslovni softver je da se te i takve promene konstantno prate i implementiraju, a sve u cilju izbegavanja situacije pomenute u uvodu.

Na kraju, ljudi čine okosnicu svih pomenutih procesa i najvažnije u celoj priči jeste zainteresovanost i motivisanost svih aktivnih učesnika da se ti i takvi procesi realizuju i konstantno usavršavaju.

Promena poslovnog softvera zahteva i promenu poslovnih procesa u kompaniji. Ova dva poteza su često povezana. Poslovni softver i mogućnosti poslovnog softvera umnogome definišu same poslovne procese u jednoj firmi. Zbog toga firme svoje poslovne procese počinju preispitivati i prilagođavati skoro u isto vreme kada počnu razmišljati o promeni poslovnog softvera.

U teoriji sve ovo deluje jednostavno. Unajme se konsultanti, pričaju se velike (i male) priče, procenjuju se mogućnosti, preporučuju se strategije, a sve u cilju svetlije i jednostavnije budućnosti uz mogućnosti novog poslovnog softvera koji za razliku od starog “sve može”.

Zašto ovakvi projekti propadaju iako su eksperti pozvani na lice mesta? Zašto budućnost nije tako svetla i jednostavna kao na početku priče? Zašto novi “bolji” softver ima iste probleme kao i stari “lošiji”? Da li je problem samo u softveru ili ima nešto i u ljudima? Da li je Gilb (Marfijef zakon) u pravu kada kaže da su kompjuteri nepouzdani ali da su ljudi još nepouzdaniji? Počnimo od početka.

Pogrešna motivacija. Ako vam neko savetuje da promenite svoj poslovni softver jer je “loš” (sa svim interpretacijama “lošosti”), poslušajte ga samo ako ste i sami dobro razmislili na istu temu. Motivacija za promenu mora da dođe unutar firme, a ne spolja. Zapravo, korisnici su jedini koji imaju pravi uvid u funkcionalnost postojećeg softvera. Svakodnevnim korišćenjem oni imaju uvid u prednosti i mane postojećeg poslovnog softvera kao trenutnog načina na koji se odvijaju poslovni procesi. Menadžment firme bi ideje i predloge za unapređenja i poboljšanja svakako trebalo da razmotri, a ako su valjani i da podrži. Utrošak vremena i energije na procenu valjanosti ovakvih predloga, svakako je manji od cene nabavke i implementacije novog poslovnog softvera. Novo je bolje - ne mora da važi u svetu poslovnog softvera. Menjajte poslovni softver ako i samo ako ste procenili da “nema gde dalje” sa starim softverom. Nedostatak vizije. Pitanje na koje treba da date odgvor je: šta želim da postignem promenom poslovnog softvera? Poslovni procesi se kreiraju sa određenom vizijom na umu (npr. poboljšanje kvaliteta usluge ili unapređenje odnosa sa kupcima) i ciljevima (smanjenje troškova, poboljšanje efikasnosti,…). Samo sa jasnom vizijom i ciljevima se kreće u poboljšanje poslovnih procesa. Nekada poboljšanje poslovnih procesa može značiti i promenu poslovnog softvera (jer se softver ne može prilagoditi novonastaloj situaciji), ali to nije pravilo. Pre svega treba razmotriti sledeće: Razvoj poslovne vizije i poslovnih ciljeva Prepoznavanje procesa koji su loši Razumevanje i ocena trenutnih poslovnih procesa “Brainstorming” i dizajn novi poslovnih pristupa Implementacija novih procesa. Promena poslovnog softvera (ako postojeći sistem ne može da isprati prethodne stavke)

Primetili ste da je promena poslovnog softvera poslednja stavka. Sve stavke pre promene softvera moraju biti jasno definisane. Ako bilo šta što je trebalo definisati odložite za kasnije, to što ste odložili pojaviće se u ključnom momentu i “zabiti vam nož u leđa” da se tako izrazim :). Bez jasne vizije, bilo koja implementacija bilo čega predstavlja, najblaže rečeno, mučenje.

Motivacija, vizija. Mislite o tome do sledećeg člankaP.S. Sve ovo gore napisano, može da se primeni i na mnoge druge stvari, a ne samo na softver.

Prilikom procene poslovnog softvera firme se susreću sa dosta poslovnih i tehničkih izazova i problema. Ovaj serijal prikazuje 5 ključnih oblasti problema i moguće načine dolaska do rešenja.

Poslovni softver koji se danas može naći na tržištu uglavnom pruža rešenja za prevazilaženje ovih problema. Bolje izveštavanje, bolja pokrivenost poslovnih procesa, kompletnija ponuda modula sa potrebnom funkcionalnošću, integrisanija rešenja kao i smanjenje ukupnih troškova instalacije, korišćenja i održavanja softvera su problema o kojima sam u ovom serijalu pisao.

Nadam se da su informacije u ovom serijalu pomogle da procenite poslovni softver koji trenutno koristite kao i da razmislite da li je možda vreme za promenu ili određena unapređenja.

Serijal je najavljen odavno i do sada su obrađene sve navedene oblasti iz najave:

Izveštavanje Poslovni procesi Moduli i funkcionalnost Celovitost rešenja (integracija) Ukupni troškovi instalacije, korišćenja i održavanja softvera

Kao i prethodni serijal i ovaj serijal nema svoj definitivan kraj, kao ni konačne odgovore na sva pitanja i sigurno je da će se tekstovi proširivati na osnovu novih informacija, kao i na osnovu iskustava posetilaca i čitaoca bloga. Ipak, za sada se zaustavljam ovde jer kako Weiner (Marfijev zakon) kaže “Ne postoje odgovori, već samo uputstva za traženje“.

Iako odavno napisan prvi serijal tekstova pod naslovom “Najčešće greške pri izboru poslovnog softvera”, sudeći po statistikama posećenesti ne prestaje da privlači pažnju.

Ovo je kratak pregled do sada obrađenih grešaka:

Svi koriste ovaj softver! Softver prebogat opcijama! Nije bitno ko pravi/prodaje softver, bitan je samo softver Kupovina softvera koji je na zalasku ili na samom početku svog „života“ Kupovina softvera koji je zasnovan na zastareloj, prevaziđenoj ili umirućoj tehnologiji Kupovina softvera koji je kompleksniji od vaših potreba Kupovina softvera bez pravilne analize sopstvenih potreba Ovaj program mi je preporučila knjigovođa “Magični” softver! Bitno je samo da je jeftino Zaokruži dalje!

Ove tekstove možete čitati i na sajtu www.preduzetnik.co.yu.

Inspirisan člankom Blogowskog koji na jednom mestu sumirao sve članke na temu blogovanja pod nazivom BlogSessions i opisao ključne momente Blogerskog “života”, odlučio sam da i sam pođem njegovim stopama i ponudim svojim čitaocima (a sudeći po statistici, ima ih) sličnu stvar.

Od sada ću posle svake serije tekstova, u kategoriji serijali objavljivati sadržaj svakog serijala.