Dakle, kada ste podesili svoje radno okruženje u microsoft project-u. I kao project manager ste napravili plan rada, plan vašeg projekta, odredili zadatke, znate sa kojim resursima raspolažete i krećete koristiti svoj alat na unosu projekta i stvaranju okruženja u kome ćete taj projekat pratiti. Ok, znam šta mi je posao, znam koje “task”-ove imam krećem sa otvaranjem novog projekta.Open, click new i idemo. Dakle imamo popisane task-ove na kojima radimo ono što je značajno jeste to da većinom su ti taskovi povezani, idu jedan posle drugog, nadovezuju se jedan na drugi ili pak se prepliću. Kada pravite zadatke unosite ih, nije naziv zadatka i vreme jedino značajno, ima tu još dosta bitnih stvari. Izdvojila bih predecessors-type, koji nam opisuje tip zadatka i note koji nam je značajan za opis tog taska posebno ukoliko ima svoje podtaskove koje ne smatramo značajnim unositi ih u sami projekat. Time što smo uneli taskove i vreme, ne znači da imamo ideju i da znamo koliko vremena treba za celokupni projekat . Tu na scenu stupa povezivanje zadataka. Idemo redom. Daću jedan banalan primer, pomalo budalast ali suština je ista za svaki projekat koji imamo u glavi. Recimo, želim spremiti ručak treba mi šargarepa. Svakako ne mogu spremiti ručak bez nje. Ako mi za kupovinu treba 1 sat i to ću kupiti u 11h, sigurno je da opisne korake za spremanje ručka i početak spremanja ne mogu učiniti u 10h. Složićete se . Jeste smešan primer ali je to suština, možemo tačno znati koliko nam vremena treba za koji zadatak, ceo projekat nema mesto u vremenu ukoliko vremena utrošena za zadatke ne povežemo i ukoliko ne utvrdimo veze između zadataka. Na primer, veza je ona koja ne započinje zadatak dok svi prethodni zadaci nisu završeni. Početak-nakon-završetka finish-to-start. Finish –to-start zadatak x se mora završiti pre nego što zadatak y počne, ili pak, start-to-start zadatak x ne može da započne dok ne započne zadatak y. finish-to –finish zadatak x ne može da se završi pre zadatka y. i start-to-finish zadatak x ne može da se završi dok zadatak y ne počne.
Sada kada ste napravili sve zadatke, koje imate. Svakako je jako značajno da napravite grupe tim zadacima, ko gde pripada i zašto, ko šta radi i zašto. Neki to još zovu raščlanjavanje projekata, ja kažem grupisanje zadataka koji imaju svoj smisao i tok. Svoje zašto i svoje zato!! Suština se ogleda u tome da treba da zadatke sortirate tako da se zna kada se šta radi i kome koji zadatak pripada. Primer toga što sam napisala je sledeći. Pomoću jasno grupisanih zadataka, vi možete, i imate više šansi da uspešno rukovodite projektom i zadacima, jer zadacima pridružujete razne aktivnosti i rokove, resurse koje se na njih odnose. Pravljenje zbirnih zadataka ima smisla. I to radite tako što, selektujete zadatke koje želite da grupišete i kliknete ident dugmence to je ova strelica s leva nadesno! Ident!!
Ono što je teško kod projekata i zadataka i njihovog planiranja i praćenja su brojna ograničenja. Na kakva ograničenja mislim. Ograničenje je vremenski uslov koji je nametnut zadatku i vi kao project manager morate to planirati. To su oni zapleti koji postoje, neki se realno događaju, neki ne ali ih morate uzeti u obzir. Na primer Microsoft project ima u sebi ograničenja tipa: as late as possible, to za projekat to jest task znači sledeće, zadatak mora početi što kasnije, ali ne sme da utiče na odlaganje početka sledećih zadataka; ili pak, must finish on-zadatak se mora završiti određenog dana i taj datum se uvek ali uvek planira unapred. Ili start no earlier than- zadatak mora da počne određenog dana ili posle njega. Ovo što sam napisala je na slici a paletu otvaramo tako što kliknemo na view-more view-task detail !!
Taskovi ili ti zadaci imaju svoje kritične tačke ne svi ali ih ima, zato stavljano one test milestone faze koje sam već pominjala ali ponekada se planira i nešto drugo a to je lag. Šta je lag? To je ono što problem!! To je nešto što je rezultat svakodnevnice, vremena u kome živimo i neorganizovanosti ljudi, težine kontrolisanja svega. Lag je rastegljivost određenog zadatka. Tipa uradili smo nešto, test manager to treba da testira i planira no je 3 dana. Ali iz nekog za njega uvek opravdanog razloga to ne može početi kako je dogovoreno u ponedeljak recimo, već će početi u utorak. Čitajte, ukrašće vam dan!! Vi morate da rastegnete zadatak/zadatke. Ono što je važno jeste da svaki deo zadatka može imati svoje milestones, njihova suština se ogleda u tome da ih možemo posmatrati kao markere, za završen deo posla, određenu fazu, početak rada novog čoveka na projektu, za sastanak, za šta god i veoma je značajno uključiti ih u projekat. Ja lično volim više milestones uključiti i često ih koristim za test fazu itd. Suština je da je njihovo vreme 0 dana!! U poljima možete definisati vreme trajanja zadatka kao i od kada počinje i kada se završava. Sve ovo prosto posmatrajte kao svoj raspored rada jer vi zapravo to i ne radite rade drugi ljudi, vi kada imate precizno definisane stvari lako ćete upravljati vremenom s jedne strane a sa druge pratiti svakog člana vaše ekipe, što je sasvim druga priča kojoj ovde nema mesta Jer po meni to se ne uči, ne možete to nigde pročiti, već počnite da radite, onda upadate u razne makaze posla i društvo i vreme vas teše i tu je lepota upravljanja projektima, što uvek, uvek nešto novo naučite iz svakog projekta, koji imate iza sebe. Ja sam vizuelni tip a kako znamo da je preko 70 % ljudi to isto, topla preporuka je da svoj plan sredite ili ti formatirate. A kako to radite. Ovako, kliknete na format, onda text styles. Tu kreirate šta želite, milestones na primer označavam zelenom bojom, critical path crvenom. Upravo ovaj critical path je nešto na šta trebate obratiti pažnju jer tada “projekat” biva kritičan za završetak u dogovorenom roku.
Takođe veoma je interesantno i to da u toku projekta sasvim sigurno postoje nepredviđeni taskovi, pa neka je to i neki samo službeni put koji će rad na tasku odložiti jedan dan vi ga morate uneti. Sledi da možete jednostavno dodavati taskove add new task i to neće poremetiti relacije. Ukoliko je potrebno dati izveštaj big boss-u to možete jednostavno uraditi klikom na report and reports. Tu možete birati gotove templejte ali i sami uraditi custom šta želite da date kao report. Tipa okej želim samo predati završene taskove, ili kritične taskove itd.
Generalno to su najvažniji detalji za vaš projekat koje unosite.
